Велике оновлення кадрового розділу: що ми зробили?

Друзі, привіт! Раді анонсувати довгоочікуване оновлення кадрового розділу, ідея якого з'явилася завдяки вашим запитами:

• додати можливість бачити номери та дати документів в списку;
• покращити логіку нумерації кадрових наказів;
• формувати журнали реєстрації наказів, заяв і трудових договорів.

У процесі роботи над доопрацюванням ми врахували ваші побажання та вимоги законодавства. Щиро сподіваємось, що вам сподобається! Ваші відгуки та питання можна залишати в коментарях до цього матеріалу.

Отже, що ми зробили?

1. Оновили списки документів:

• згрупували документи за видами;
• зробили, щоб структура списків відповідала структурі журналів реєстрації; відповідно, з'явилась можливість завантажити журнали реєстрації кадрових документів в Excel;
• зробили можливість налаштування списку під себе.

Детальніше про це в інструкції: Список кадрових документів: групування за видами, структура, налаштування "під себе"

Зверніть увагу!

Після оновлення розділу КАДРИ в списках наказів, заяв, трудових договорів можуть не відображатися дати та номери по "старим" документам:

Чому це так і що з цим робити, читайте тут: Номери та дати кадрових документів не відображаються в списку: чому, що робити?

2. Розділили кадрові накази відповідно до строків зберігання:

• Накази тривалого строку зберігання (75 років);
• Накази тимчасового строку зберігання (5 років).

Попри на те, що у малих компаній та ФОП невелика кількість кадрових наказів, реєструвати їх в одному журналі не можна. Це порушує вимоги ведення кадрового діловодства, встановлені Правилами №1000/5.

Адже види кадрових наказів відповідно до строків їх зберігання:

• Реєструють в окремих журналах, починаючи з №1 в межах календарного року.
• Формують в окремі справи відповідно до вимог Правил №1000/5.
• Використовують літерні індекси для доповнення реєстраційних номерів з метою розділення груп наказів та коректного формування їх у справи.

Детальніше з цими питаннями можна ознайомитись в матеріалі на нашому блозі: Кадрові накази: все, що потрібно знати підприємцю

Відповідно до цих вимог тепер в SMARTFIN:

• додано можливість завантажувати журнали реєстрації кадрових наказів в Excel.
• згруповані накази в меню КАДРИ; при створенні кожний наказ потрапляє у свою групу;
• оновлено логіку нумерації наказів: тепер кожний вид наказів (75 і 5 років) нумерується в розрізі календарного року, починаючи з номера 1;
• додано можливість додавати до номерів наказів літерні індекси.

Детальніше про це в інструкції:

Кадрові накази: види, нумерація, журнали реєстрації

3. Винесли заяви працівників в окремий список

Тепер між заявами й наказами є зв'язок, який дає можливість:

• проконтролювати належне оформлення документів: заява - наказ;
• створювати накази на підставі заяв і навпаки.

Також з'явилась можливість завантажувати журнал реєстрації заяв працівників в Excel.

Детальніше про це в інструкції: Заяви працівників: список, журнал реєстрації, зв'язок з наказами

4. Винесли трудові договори з додатковими угодами до них в окремий список

Зробили "прив'язку" додаткової угоди до відповідного трудового договору. Завдяки цьому можна проконтролювати належне оформлення документів, а також сформувати журнал реєстрації трудових договорів в Excel.

Детальніше про це в інструкції: Трудові договори та додаткові угоди

5. Додали меню "Кадри" в картку працівника

Це дає можливість проконтролювати наявність необхідних кадрових документів в розрізі працівника. Також із цього меню можна створювати документи по працівнику. Всі документи, створені із меню "Кадри" в картці працівника, будуть відображатися в основному меню КАДРИ.

6. Додали заяву та наказ на переведення працівника

Нагадаємо, що переведення на іншу посаду вноситься у таблицю "Посада" в картку працівника.

Тепер безпосередньо із картки з'явилась можливість сформувати заяву і наказ на переведення:

Зробили максимально можливе автозаповнення текстів заяви і наказу.

На підставі цієї інформації автоматично заповнюється Додаток 5 об'єднаної звітності. А тепер вноситься і документ-підстава про переведення:

Детальніше про це в інструкції: Переведення працівника на іншу посаду: де внести, заява і наказ, заповнення об'єднаної звітності

Якщо ви хочете навести лад в кадрових документах, але ще не зареєструвались в програмі SMARTFIN.UA, спробуйте просто зараз! Реєструйтесь, створюйте організацію, додавайте працівників, і через кілька хвилин отримуйте необхідні розрахунки, а також сформовані та правильно оформлені кадрові документи! SMARTFIN.UA допоможе автоматизувати розрахунки та підвищити ефективність вашої роботи!