Випробувальний термін при прийнятті на роботу: оформлення, зарплата, звітність
Встановлення випробувального терміну при прийнятті працівника — стандартна практика для багатьох роботодавців. Проте в контексті бухгалтерії це не просто формальність чи «перевірка на міцність», а процес, який має бути належно оформлений і правильно відображений в обліку.
Усної домовленості про випробувальний термін недостатньо. Якщо таку умову не передбачено у жодному з документів — вона вважатиметься недійсною. А це означає, що працівник вважатиметься прийнятим на загальних умовах і набуде повного обсягу трудових прав.
У цьому матеріалі розглянемо такі питання:
- Загальні умови встановлення випробувального терміну
- Які документи оформлює бухгалтер при прийнятті працівника
- Ключові нюанси для бухгалтера при оформленні
- Нарахування заробітної плати під час випробувального терміну
- Працівник не пройшов випробувальний термін або вирішив звільнитися
- Відображення працівника у звітності
- Як автоматизувати оформлення у SMARTFIN
Загальні умови встановлення випробувального терміну
Мета випробувального терміну — перевірити, чи відповідає працівник посаді, на яку його приймають. Тривалість, умови та порядок встановлення регулюються ст. 26 КЗпП України.
Що потрібно знати про встановлення випробувального терміну при прийнятті на роботу:
Тривалість випробувального терміну не може перевищувати:
- 1 місяць — для робітників;
- 3 місяці — для інших категорій працівників (службовців, спеціалістів, керівників).
Обов'язкова умова — випробувальний термін має бути погоджений та зафіксований у письмовій формі:
- у трудовому договорі;
- в наказі про прийняття на роботу.
Усна домовленість — не має юридичної сили:
Якщо про випробування не зазначено в жодному з документів — працівник вважається прийнятим без нього. Відсутність письмової фіксації випробувального терміну створює прямий ризик виникнення трудового спору. Працівник може легко довести, що він був прийнятий без випробування, і оскаржити будь-яке звільнення за непроходження випробування.
Не можна встановлювати випробувальний термін:
- особам до 18 років;
- випускникам закладів вищої та професійно-технічної освіти, які працевлаштовуються вперше за направленням на роботу після закінчення навчального закладу;
- працівникам, які переводяться з іншого підприємства;
- вагітним жінкам та жінкам із дітьми до 3 років;
- особам з інвалідністю (за відсутності медичних протипоказань).
Які документи оформлює бухгалтер при прийнятті працівника
Хоча ініціатива встановлення випробувального терміну, як правило, належить роботодавцю, саме бухгалтер відповідає за правильне оформлення облікової частини: від формування документів і до подання звітності. Тож важливо знати, на що звернути увагу:
Оформити базові документи, як під час стандартної процедури прийняття:
Трудовий договір. Має містити умову про встановлення випробувального терміну. Наприклад:
«Працівнику встановлюється випробувальний термін тривалістю ___ днів/місяців з метою перевірки відповідності займаній посаді».
Наказ про прийняття на роботу (форма № П-1 або довільна). У тексті також зазначаються умови випробування. Наприклад:
«Прийняти на посаду бухгалтера з випробувальним терміном тривалістю 1 місяць з ___ по ___».
Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Подання до ДПС здійснюється до фактичного початку роботи, незалежно від наявності випробувального терміну. Відповідна позначка в формі не передбачена, тому інформація про випробування в повідомленні не вказується.
Заява працівника про прийняття на роботу. Хоча законодавство прямо не зобов'язує працівника писати про випробування в заяві, наявність фрази на кшталт:
«Прошу прийняти мене на посаду менеджера з реклами з випробувальним терміном тривалістю [кількість] місяців (днів)».
У разі виникнення трудового спору заява буде вашим додатковим, але дуже важливим письмовим доказом того, що працівник ознайомлений та погоджується на умови випробування.
Підготувати додаткову документацію
Сюди входить посадова інструкція, інформування про умови праці, інші документи, передбачені внутрішнім регламентом.
Ключові нюанси для бухгалтера при оформленні
Дата початку випробувального терміну має збігатися з датою прийняття на роботу.
У кадровому обліку та в табелі обліку робочого часу випробувальний термін не виділяється окремо — облік ведеться як для звичайного працівника.
Якщо працівник звільняється під час або після випробувального терміну, бухгалтеру потрібно оперативно сформувати розрахунок, довідки та провести виплати, передбачені законодавством.
Нарахування заробітної плати під час випробувального терміну
Працівник на випробувальному терміні має ті самі трудові права, що й інші працівники, включно з правом на своєчасну та повну оплату праці. Проте на практиці виникають деякі специфічні запитання щодо розміру зарплати, мінімальних гарантій і можливого звільнення під час випробування. Ось найпопулярніші з них:
Чи може зарплата бути нижчою?
Ні, не може. Незалежно від того, чи працівник перебуває на випробувальному терміні, розмір оплати праці має відповідати встановленим умовам трудового договору та не може бути нижчим за:
- мінімальну заробітну плату;
- розміри посадових окладів, затверджених у штатному розписі;
- вимоги щодо тарифних ставок/окладів, доплат і надбавок (у разі їх наявності).
Випробувальний термін — не підстава для «економії» на зарплаті. За занижену оплату можуть бути штрафні санкції.
Чи зберігає працівник право на відпустку та лікарняні?
Під час випробувального терміну працівник зберігає права на лікарняні, відпустку, індексацію, оплату понаднормових тощо.
Якщо під час випробування працівник був у відпустці — цей період не зараховується до випробувального терміну (його продовжують відповідно до фактично відпрацьованих днів).
Таким же чином потрібно діяти, якщо працівник захворів під час випробувального терміну. Цей період не зараховується до строку випробування, а випробувальний термін продовжується на відповідну кількість днів хвороби.
Важливо: Згідно зі ст. 40 КЗпП України, звільнення працівника з ініціативи роботодавця під час його тимчасової непрацездатності (на лікарняному) заборонено. У тому числі це стосується і випадків звільнення за непроходження випробування.
Працівник не пройшов випробувальний термін або вирішив звільнитися
Якщо працівник не пройшов випробувальний термін, роботодавець має право розірвати трудовий договір без згоди профспілки та без виплати вихідної допомоги, попередивши про звільнення за 3 дні (на підставі ст. 28 КЗпП).
Звільнення має бути обґрунтованим. Це означає, що роботодавець повинен мати документальні докази того, що працівник не відповідає займаній посаді. Це можуть бути:
- Акти про невиконання посадових обов'язків;
- Доповідні записки безпосереднього керівника про низьку якість роботи або невідповідність кваліфікації;
- Пояснювальні записки працівника щодо допущених помилок.
Далі — підставу слід чітко вказати у наказі про звільнення.
Обовʼязок роботодавця — забезпечити працівнику повний розрахунок:
- Заробітну плату за фактично відпрацьований час;
- Компенсацію за невикористані дні відпустки (якщо накопичилися);
- Інші суми (премії, надбавки, лікарняні — якщо були нараховані);
- Усі податки (ПДФО, ЄСВ, ВЗ) — у звичайному порядку.
Виплата має бути здійснена в день звільнення, як і видача всіх обов'язкових довідок.
Відображення працівника у звітності
Незалежно від того, чи працівник прийнятий з випробувальним терміном, чи без нього — для звітності це повноцінний штатний працівник, якого слід коректно включити до всіх облікових і податкових форм. Особливих позначок чи кодів у формах для випробувального терміну не передбачено, тому головне — дотриматися строків подання і правильності заповнення.
Повідомлення про прийняття працівника (до ДПС)
- Подати повідомлення слід до фактичного початку роботи, незалежно від наявності випробувального терміну.
- У формі не передбачено поля для зазначення інформації про випробування.
- Якщо працівника звільнено під час випробувального терміну — подається повідомлення про розірвання трудових відносин із відповідною датою.
Об'єднана звітність з ПДФО та ЄСВ (форма № ДФ)
Працівник включається до розділу ІІ звіту з кодом типу нарахування «101» — заробітна плата за основним місцем роботи.
Якщо працівник звільняється під час звітного місяця — обов'язково:
- зазначити дату звільнення;
- у відповідному рядку нарахувати зарплату, компенсації, податки (ПДФО, ЄСВ, ВЗ).
Нарахування за період випробування подаються в загальному порядку — без спеціальних кодів чи обмежень.
Табель обліку робочого часу
- Випробувальний термін не виділяється окремо.
- У табелі використовуються загальні позначення: «Р» (робочий день), «Х» (вихідний), «Л» (лікарняний) тощо.
Як автоматизувати оформлення випробувального терміну у SMARTFIN
Оформлення працівника з випробувальним терміном передбачає цілу низку дій: від підготовки трудового договору та наказу — до розрахунку зарплати та подання звітності.
У SMARTFIN оформлення випробувального терміну стає простим і контрольованим — система автоматизує більшість рутинних задач бухгалтера.
Що автоматизовано у SMARTFIN?
У розділі «КАДРИ»
Зібрані всі необхідні шаблони для оформлення прийняття на роботу. Форми автоматично заповнюються на основі даних з картки працівника — це значно прискорює створення наказів і трудових договорів.
У розділі «ЗАРПЛАТА»
Нарахування заробітної плати під час випробувального терміну відбувається в кілька кліків, відповідно до умов трудового договору. Усі податки та відрахування розраховуються автоматично.
У разі звільнення
Система врахує компенсацію за невикористані дні відпустки, розрахує податки та сформує всі розрахункові документи. Наказ про звільнення також можна створити у кілька кліків.
Звітність без зайвих дій
SMARTFIN дозволяє сформувати Об'єднаний звіт та подати його до ДПС просто з робочого кабінету. Працівник на випробувальному терміні автоматично потрапляє до звітності та табеля — жодного ручного дублювання.
Ще не працюєте в SMARTFIN.UA? Реєструйтесь і протестуйте систему безкоштовно!
SMARTFIN — це понад 35 інструментів для автоматизації бухобліку, які дозволяють зосередитися на важливому, замість рутини. Переконайтесь, як просто вести облік з перших днів співпраці!
Коли SMARTFIN бере на себе рутину — у вас зʼявляється головне: час на людей, розвиток і життя без нескінченних розрахунків і паперової плутанини!