Звільнення працівника за ініціативою роботодавця: підстави та алгоритми

Матеріал присвячено звільненню працівника за ініціативою роботодавця. Який загальний алгоритм звільнення з роботи, які бувають підстави для звільнення, яких типових помилок припускаються фахівці під час оформлення процедури, а також шаблони заяв та зразки наказів, які можна сформувати в програмі SMARTFIN.UA - про все це в нашому матеріалі.

Якими б взаємовигідними не були відносини між роботодавцем та працівником, рано чи пізно вони можуть завершитись. Задача фахівця, який відповідає на підприємстві за кадри (кадровик чи бухгалтер), полягає у тому, щоб з дотриманням всіх вимог КЗпП припинити такі трудові відносин. В іншому випадку помилки можуть "коштувати" роботодавцю неприємностей: поновленням працівника на роботі через суд, виплатою зарплати за весь період, що працівник був "вимушено" відсутнім, штрафними санкціями та значними судовими витратами. Тож дуже важливо оформити процедуру припинення трудових відносин правильно, щоб зберегти власний спокій та гроші роботодавця.

Підстави для звільнення працівників за ініціативою роботодавця

Умовно усі підстави для звільнення працівників діляться на 4 групи, в залежності від того, хто є ініціатором припинення трудових відносин:

• роботодавець,
• працівник,
• обидві сторони
• треті особи (профспілки, суд, військовий комісаріат, батьки неповнолітньої особи тощо).

В поточному матеріалі розглянемо всі підстави для звільнення працівника з ініціативи роботодавця ( через вину працівника, а також через причини, не пов'язані із виною працівника).

Підстави для звільнення працівника за ініціативою роботодавця (через вину працівника)

Звільнення з ініціативи роботодавця може відбутися через вину працівника: невиконання ним трудових обов'язків та порушення трудової дисципліни.

Згідно зі ст. 40 КЗпП, роботодавець має право звільнити працівника через наступні підстави, пов'язані із виною працівника:

• систематичне невиконання трудових обов'язків без поважних на це причин (п.3 ст. 40 КЗпП);
• зафіксований прогул, тобто відсутність працівника на роботі понад 3 години протягом одного робочого дня (п.4 ст. 40 КЗпП);
• появу на робочому місці в нетверезому стані або в стані наркотичного сп'яніння (п.7 ст. 40 КЗпП);
• розкрадання майна роботодавця (п.8 ст. 40 КЗпП);
• одноразове грубе порушення трудових обов'язків (п.1 ст. 41 КЗпП). Така причина звільнення може застосовуватись тільки до директорів, керівників підприємств, його філій та підрозділів та їх заступників, головних бухгалтерів та їх заступників;
• через винні дії керівника, що призвели до несвоєчасної виплати заробітної плати (п.11 ст. 41 КЗпП);
• повторне порушення законодавства у сфері ліцензування та видачі дозвільних документів (ч.2 ст. 41 КЗпП).

Розглянемо найбільш популярні підстави для звільнення, пов'язані із винними діями працівників.

Алгоритм звільнення працівника через систематичне невиконання обов'язків (п.3 ст. 40 КЗпП)

Роботодавець має право розірвати з працівником трудові відносини через систематичне (неодноразове, щонайменше друге) невиконання чи неналежне виконання останнім обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, або здійснення дисциплінарних проступків. Звільнення працівника можливе лише після того, як за перший проступок до нього були застосовані дисциплінарні або громадські стягнення.

Алгоритм звільнення працівника через невиконання обов'язків наступний:

1. Отримуємо документальне підтвердження систематичного невиконання працівником своїх трудових обов'язків. Таким підтвердженням може стати службова (доповідна) записка, складена в довільній формі, безпосереднього керівника працівника.
2. Вимагаємо від працівника письмових пояснень своєї поведінки в двох примірниках під підпис працівника. Якщо працівник відмовився надати такі пояснення, складаємо акт за підписом щонайменше трьох осіб, в якому йдеться про те, що роботодавець затребував пояснення, а працівник їх не надав.
3. Отримуємо згоду профспілки на звільнення працівника, якщо останній є її членом, а на підприємстві є профспілковий орган.
4. Видаємо наказ про звільнення за формою № П-4 або в довільному вигляді в двох примірниках під підпис працівника.
5. Вносимо відповідний запис до трудової книжки працівника.

Алгоритм звільнення працівника через прогул без поважних причин (п.4 ст. 40 КЗпП)

Прогул без поважних причин є підставою для звільнення працівника навіть, якщо до останнього ще не застосовувались дисциплінарні або громадські стягнення. Прогулом прийнято вважати відсутність працівника на роботі понад 3 години безперервно або сумарно протягом одного робочого дня без повідомлення причини. Якщо працівник був відсутній на своєму робочому місці, але перебував на території підприємства, прогул як підставу для звільнення застосовувати не можна. Такий випадок кваліфікується як порушення трудової дисципліни.

Алгоритм звільнення працівника через прогул наступний:

1. Документально фіксуємо факт прогулу в акті, який підписують особи, що можуть підтвердити факт відсутності працівника на роботі (поза територією підприємства) понад 3 години протягом робочого дня.
2. Вимагаємо від працівника письмових пояснень порушення трудової дисципліни в довільній формі в двох примірниках. Якщо працівник відмовляється давати пояснення, складаємо відповідний акт з підписами кількох осіб.
3. Отримуємо згоду профспілки на звільнення працівника через прогул. Якщо на підприємстві немає профспілкового органу, або працівник не є її членом, звільнення відбувається без згоди профспілки.
4. Видаємо наказ про звільнення з використанням типової форми № П-4 або складаємо його в довільній формі. Документ створюється в двох примірниках під підпис працівника.
5. Вносимо відповідний запис до трудової книжки працівника.

Алгоритм звільнення працівника через появу на роботі в нетверезому стані (п.7 ст. 40 КЗпП)

Поява працівника в нетверезому вигляді, у стані наркотичного чи токсичного сп'яніння на робочому місці, на території підприємства або об'єкта, до якого він прикріплений, в робочий час, може стати підставою для його звільнення.

Алгоритм дій при оформленні процедури звільнення через появу на роботі в нетверезому вигляді:

1. Відсторонюємо працівника від роботи з метою уникнення шкідливих наслідків для нього самого та оточуючих. Для цього видаємо наказ про відсторонення від роботи. Підставою для видання наказу може слугувати доповідна записка безпосереднього керівника працівника про неадекватний стан останнього.
2. Фіксуємо факт появи працівника в нетверезому вигляді на роботі. Найкращий варіант такої фіксації - висновок медика. Або складений в довільній формі акт за підписом не менше трьох осіб з вказанням характерних для нетверезого стану ознак: запах алкоголю, незв'язне мовлення, нестійка хода, неадекватна поведінка тощо.
3. Вимагаємо від працівника письмового пояснення свого проступку. Корявий почерк, помилки, безглуздість змісту - все це стане додатковим підтвердженням нетверезого стану працівника. Якщо останній не в змозі написати пояснювальну записку, її можна витребувати наступного дня. У разі відмови складаємо акт про відмову від надання пояснень.
4. Отримуємо згоду профспілкового органу на звільнення, якщо такий орган є на підприємстві, а порушник дисципліни є його членом.
5. Видаємо наказ про звільнення у двох примірниках під підпис працівника. За основу можна взяти типову форму № П-4.
6. Вносимо свіжий запис до трудової книжка працівника.

Алгоритм звільнення працівника через розкрадання за місцем роботи (п.8 ст. 40 КЗпП)

Крадіжка, навіть дрібна (корисливе, протиправне, безоплатне присвоєння майна роботодавця для себе особисто або для передачі третім особам) може стати підставою для звільнення працівника через розкрадання за місцем роботи. Розмір присвоєного майна підприємства значення не має. Щоб звільнити працівника через крадіжку, маючи на руках вирок суду, дозвіл профспілки не потрібний. З моменту вчинення розкрадання повинно минути не більше 6 місяців, з моменту винесення вироку суду - не більше 1 місяця.

Алгоритм звільнення працівника через розкрадання наступний:

1. Отримуємо вирок суду, що набрав законної сили, або постанову органу, який має право накладати адміністративні заходи або застосовувати заходи громадського впливу.
2. Видаємо наказ про звільнення в двох примірниках під підпис працівника. Для наказу використовуємо типову форму № П-4 або складаємо документ в довільній формі.
3. Вносимо актуальний запис до трудової книжки працівника.

Підстави для звільнення працівника за ініціативою роботодавця (не пов'язані з порушенням трудових обов'язків)

Відповідно до п.1 ст. 40 КЗпП роботодавець має право ініціювати розірвання трудових відносин із працівником у будь-який момент через зміни в організації виробництва та умовах праці, ліквідацію, перепрофілювання, внаслідок реорганізації або скорочення чисельності штату працівників.

До підстав, не пов'язаних з порушенням трудових обов'язків, належать:

• скорочення чисельності або штату працівників (п.1 ст. 40 КЗпП);
• невідповідність працівника займаній посаді (п.2 ст. 40 КЗпП);
• відсутність на роботі понад чотири місяці поспіль внаслідок тимчасової непрацездатності (п.5 ст. 40 КЗпП).
• поновлення на роботі попереднього працівника (п.6 ст. 40 КЗпП);
• втрату довіри з боку роботодавця (п.2 ст. 41 КЗпП);
• вчинення аморального проступку (п.3 ст. 41 КЗпП);
• підпорядкування близькій людині (п.4 ст. 41 КЗпП);

Алгоритм звільнення працівника за ініціативи роботодавця через скорочення чисельності або штату працівників без ліквідації підприємства (п.1 ст. 40 КЗпП)

Законом передбачено (ч.3 ст. 64 Господарського кодексу), що підприємство самостійно визначає свою структуру та штатний розпис, вирішує, якою буде чисельність штату. Змінювати чисельність, як в більшу, так і в меншу сторону, підприємець може самостійно. Отже і рішення про скорочення працівників прийняти в будь-який момент часу.

Процес звільнення працівників через скорочення - один із найскладніших у кадровій практиці. Алгоритм наступний:

1. Роботодавцем приймається рішення щодо скорочення або зменшення штату працівників. На основі такого рішення видаємо наказ про зміни в структурі підприємства і штатному розписі. У документі зазначаємо перелік посад, категорії або кількість працівників, які будуть виключені із штатного розпису та скорочені, без зазначення конкретних прізвищ.
2. За 3 місяці до запланованого скорочення повідомляємо профспілку з вказанням причин скорочення, кількості та категорій працівників, яких буде звільнено.
3. При плануванні скорочення враховуємо переважне право на залишення на роботі працівників, які демонструють високу продуктивність праці та мають високу кваліфікацію. У ст. 42 КЗпП приведено перелік працівників, яким надається перевага при рівних показниках продуктивності та рівня кваліфікації (сімейні, за наявності двох і більше утриманців, працівники з максимальним стажем роботи, учасники бойових дій, інваліди т.д.).
4. За 2,5 місяці до запланованого скорочення видаємо наказ про внесення змін до штатного розпису, який складається із двох частин: констатуючої (вказуємо причини скорочення) та розпорядчої (зазначаємо конкретні посади, що підлягають скороченню).
5. Не пізніше ніж за 2 місяці (відповідно до ст. 40 КЗпП), в письмовій формі попереджаємо працівників (під підпис) про подальше звільнення, пропонуємо переведення на іншу роботу відповідно професії за наявності вакантних посад. Відмову працівника від переводу на іншу роботу фіксуємо в окремому акті під підпис працівника.
6. За 2 місяці до скорочення, якщо планується масове вивільнення працівників, складаємо звіт за формою № 4-ПН для Держпраці.
7. Отримуємо згоду профспілки (профспілкового представника) щодо скорочення чисельності працівників, які є членами цього органу.
8. Видаємо наказ про звільнення кожного працівника, якого скорочують, за типовою формою № П-4 або в довільній формі в двох примірниках під підпис працівника.
9. Вносимо відповідні записи до трудових книжок.

Алгоритм звільнення працівника за ініціативи роботодавця через ліквідацію підприємства п.1 ст. 40 КЗпП)

Ліквідація підприємства передбачає повне припинення його існування, а отже і скорочення всього штату співробітників. Алгоритм звільнення працівників через ліквідацію наступний:

1. Роботодавцем самостійно приймається рішення щодо ліквідації підприємства або набирає чинності рішення суду щодо припинення діяльності підприємства у зв'язку з банкрутством, недійсною державною реєстрацією, грубим порушенням законодавства тощо.
2. Не пізніше ніж за 3 місяці повідомляємо профспілки про заплановане звільнення всіх працівників.
3. Не пізніше ніж за 2 місяці до події попереджуємо працівників про вивільнення у письмовій формі під персональний підпис.
4. За 2 місяці подаємо до Держпраці звіт № 4-ПН про масове вивільнення працівників.
5. Видаємо наказ про звільнення працівників за типовою формою № П-4 або в довільній формі у двох примірниках під підпис працівника.
6. Вносимо відповідні записи до трудових книжок працівників.

Алгоритм звільнення працівника через його невідповідність займаній посаді або виконуваній роботі (п.2 ст. 40 КЗпП)

Недостатня кваліфікація, погіршення стану здоров'я, через яке працівник більше не може виконувати поточну роботу можуть стати підставами для його звільнення за п. 2 ст.40 КЗпП. Алгоритм наступний:

1. Для звільнення працівника через невідповідність посаді, яку він обіймає, потрібно отримати документальні докази факту невідповідності. Це може бути висновок атестаційної комісії, медичної комісії.
2. Наступний крок - попереджаємо працівника та пропонуємо йому переведення на вакантну посаду (при наявності). Законодавством не визначені строки попередження працівника про звільнення по цій підставі. Якщо працівник відмовляється від переведення на вакантну посаду, просимо його оформити відмову в довільній письмовій формі (чинне законодавство не вимагає, але з метою уникнення в подальшому можливих спорів варто попросити письмову відмову).
3. При наявності на підприємстві профспілкової організації, членом якої є працівником, отримуємо згоду профспілкового представника на звільнення працівника.
4. Видаємо наказ про звільнення, сформований за формою № П-4 або в довільній формі.
5. Вносимо відповідний запис до трудової книжки працівника.

Алгоритм звільнення працівника через відсутність на роботі більше 4 місяців внаслідок тимчасової втрати працездатності (п.5 ст. 40 КЗпП)

Роботодавець має право розірвати трудові відносини із працівником в тому випадку, якщо останній не з'являвся на роботі більше 4 місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності. Виняток - відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, захворювання, яким законодавство припускає триваліший строк лікування, а отже і збереження місця роботи (наприклад, туберкульоз), втрата працездатності внаслідок трудового каліцтва або професійного захворювання (звільнення не може відбутися до відновлення працівником працездатності або встановлення інвалідності). Варто зауважити, що звільнення має відбуватись саме у період непрацездатності працівника (якщо відсутність триває більше 4 місяців), а не після його виходу на роботу. Якщо працівник вийшов на роботу хоча б на 1 день, строк тимчасової непрацездатності автоматично переривається і в майбутньому повинен обчислюватись заново.

Алгоритм звільнення за цієї підстави передбачає:

1. Отримання документального підтвердження відсутності працівника на роботі більше 4 місяців та необхідності його звільнити. В якості такого підтвердження можуть слугувати доповідна записка або подання безпосереднього керівника.
2. Отримуємо письмову згоду профспілки на звільнення працівника, якщо на підприємстві є такий орган, а працівник є її членом.
3. Видаємо наказ про звільнення через відсутність на роботі більше 4 місяців поспіль внаслідок тимчасової непрацездатності, оформлений з використанням форми № П-4 або складений в довільній формі.
4. Вносимо відповідний запис до трудової книжки працівника.

Алгоритм звільнення працівника через поновлення на посаді попереднього працівника (п.6 ст. 40 КЗпП)

Якщо з боку законодавства на роботодавця покладено обов'язок поновити на роботі попереднього працівника, допускається варіант звільнення поточного.

Алгоритм звільнення включає наступні етапи:

1. Попереджаємо працівника про необхідність поновлення на посаді попереднього працівника, пропонуємо йому переведення на іншу роботу (якщо є вакантні посади).
2. Якщо працівник відмовляється від переведення, просимо оформити відмову в письмовій формі (чинне законодавство цього не вимагає, але з метою уникнення в подальшому можливих спорів варто попросити письмову відмову).
3. Видаємо наказ про звільнення у зв'язку з виходом на роботу попереднього працівника з використанням типової форми № П-4 або в довільній формі. Наказ видається в двох примірниках і підписується працівником.
4. До трудової книжки працівника вноситься відповідний запис.

Алгоритм звільнення працівника через втрату довіри з боку роботодавця (п.2 ст. 41 КЗпП)

Втратити довіру з боку роботодавця може лише окрема категорія працівників, яка обслуговує грошові, товарні або культурні цінності. Це особи, які контролюють грошові та матеріальні ресурси та мусять звітувати про результати роботи (касири, продавці, завідувачі складів). Якщо працівник умисно чи з необережності створив умови для заподіяння матеріальної шкоди або безпосередньо заподіяв таку шкоду роботодавцю - це підстава для його звільнення.

Порядок дій при звільненні через втрату довіри наступний:

1. Отримуємо документальне підтвердження скоєного працівником проступку (акт перевірки, ревізії або інвентаризації, доповнений доповідною чи службовою запискою безпосереднього керівника працівника щодо скоєння ним винних дій).
2. Вимагаємо від працівника письмового пояснення щодо ситуації, яка склалася. Признання чи не признання працівником своєї провини, добровільне відшкодування матеріальних збитків - не причина відмовитись від звільнення через втрату довіри. Така пояснювальна записка з визнанням працівником свого проступку в майбутньому може слугувати доказом обґрунтованості звільнення у разі виникнення судового спору.
3. Отримуємо згоду профспілки, якщо такий орган є на підприємстві, а працівник є його членом.
4. Видаємо наказ про звільнення працівника через втрату довіри з боку роботодавця за формою № П-4 або в довільній формі. Наказ видаємо в двох примірниках під підпис працівника.
5. Вносимо відповідний запис у трудову книжку працівника.

Алгоритм звільнення працівника через вчинення аморального проступку (п.3 ст. 41 КЗпП)

Вчинення аморального проступку - підстава для звільнення працівників, які займаються виховною роботою, працюють у сфері освіти (педагоги, психологи, методисти, викладачі, працівники позашкільних та дошкільних закладів тощо). Аморальним вважається проступок (винні дії або бездіяльність), який порушує норми моралі суспільства, суперечить суті трудової функції працівника, дискредитує його роботу та повноваження). Аморальний проступок стати підставою для звільнення, якщо працівник вчинив його як у робочий, так і у вільний час, в громадському місці чи у побутовому житті.

Алгоритм звільнення працівника через вчинення аморального проступку наступний:

1. Отримуємо документальний доказ вчинення аморального проступку (службова чи доповідна записка колег/керівника працівника, документ правоохоронних органів тощо).
2. Отримуємо згоду профспілки, якщо на підприємстві, в закладі є цей орган, а працівник є його членом.
3. Видаємо наказ про звільнення під підпис працівника з використанням форми № П-4 або складаємо його в довільній формі. Копію наказу віддаємо працівнику,
4. Вносимо запис до трудової книжки працівника.

Алгоритм звільнення працівника через перебування у безпосередньому підпорядкуванні у близької особи (п.4 ст. 41 КЗпП)

Підстава про звільнення через перебування у підпорядкуванні у близької особи актуальная для окремих категорій працівників, а саме: для державних службовців, посадових осіб місцевого самоврядування, для військових, професійних суддів, представників органів внутрішніх справ, прокуратури, СБУ, дипломатичної служби тощо. Повний перелік осіб наведено в ст. 9 Закону "Про засади запобігання і протидії корупції). Близькою особою вважається чоловік/дружина, батько/мати, дочка/син/пасинок, внук/внучка, рідний брат/рідна сестра, дід/баба, опікун/піклувальник, усиновлювач/усиновлений.

Алгоритм звільнення працівника через перебування у підпорядкуванні у близької особи наступний:

1. Попереджаємо працівника про звільнення та пропонуємо переведення на іншу посаду за наявності.
2. В разі відмови працівника від запропонованої вакантної посади отримуємо від нього письмову записку про відмову.
3. Видаємо наказ про звільнення за формою № П-4 або в довільній письмовій формі в двох примірниках під підпис працівника.
4. Вносимо актуальний запис до трудової книжки працівника.

Звільнення працівника за ініціативою роботодавця неможливе, якщо це:

• вагітна або мати з дітьми до 3 років (або до 6, відповідно до ч.6 ст. 179 КЗпП);
• самотня мати з дитиною до 14 років або дитиною-інвалідом (ч.3 ст. 184 КЗпП);
• самотній батько, який виховує дітей самостійно (ст. 186-1 КЗпП);
• працівники до 18 років (ст. 198 КЗпП).

День звільнення працівника за ініціативою роботодавця

Деякі керівники підприємств вважають, що при звільненні працівника через провину (прогул, невиконання трудових обов'язків, втрату довіри тощо), працівника можна "покарати", не заплативши або затримавши на невизначений термін його заробітну плату або покладену компенсацію за дні невикористаної відпустки. Між тим, роботодавець повинен пам'ятати, що такі дії неприпустимі (ст. 116 КЗпП), і остаточний розрахунок та виплата всіх сум проводиться безпосередньо в день звільнення.

Отже, пам'ятаймо, що в день звільнення із працівником проводиться:

• Розрахунок компенсації за невикористану відпустку, а також дні невикористаної щорічної відпустки "на дітей". Нагадаємо, що в програмі SMARTFIN.UA для обчислення такої компенсації створено зручний КАЛЬКУЛЯТОР для розрахунку розміру компенсації. Детальніше тут: про розрахунок компенсації у калькуляторі.
• Остаточний розрахунок при звільненні. Нагадаємо, що в програмі SMARTFIN.UA для цього можна створити документ ЗВІЛЬНЕННЯ та в кілька кліків розрахувати заробітну плати, яка належить до виплати працівнику, і суму податків, які необхідно перерахувати до бюджету разом із цією виплатою. Детальніше тут: про розрахунок при звільненні працівника.

Документи на звільнення в програмі SMARTFIN.UA

В програмі SMARTFIN.UA в розділі "КАДРИ" всього за кілька кліків ви можете сформувати наступні документи на звільнення:

• Заява на звільнення ст. 36
• Заява на звільнення ст. 38
• Наказ про звільнення
• Наказ про скасування наказу про звільнення з роботи
• Заява на відкликання заяви про звільнення з роботи

Шаблон наказу на звільнення

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA допоможе розрахувати заробітну плату, відпускні, лікарняні, компенсацію за невикористану відпустку, суми податків, відряджень, а також підготувати кадрову документацію, подати звітність - і все це за лічені хвилини! Бажаєте спробувати автоматизувати свою роботу? Реєструйтесь вже зараз! Після реєстрації вам буде відкритий безкоштовний тестовий період з доступом до всіх функцій програми!