Прийняття працівника на роботу в 2025 році: послідовність кроків та нюанси оформлення

Апдейт матеріалу від 16.12.2024

Процес оформлення трудових відносин між працівником та роботодавцем є уніфікованим для всіх суб'єктів господарської діяльності. У 2025 році, як і раніше, він полягає у виконанні певної послідовності дій, визначеної на законодавчому рівні, та спрямованої на узгодження та захист інтересів обох сторін.

Крок 1. Працівник надає документи для оформлення трудових відносин

Перелік таких документів затверджено в ст. 24 КЗпП:

• Паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
• Трудова книжка або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (витяг за формою додатка 8 з порталу Дія або з електронного кабінету застрахованої особи на порталі ПФУ).
• Військово-обліковий документ для всіх військовозобов'язаних працівників.
• Реєстраційний номер облікової картки платника податків.

Додатково, у випадках, передбачених законодавством, працівник надає:

• Документи про освіту (якщо робота потребує спеціальних знань, професійної підготовки та кваліфікації).
• Документи про стан здоров'я (якщо працевлаштовується особа з інвалідністю, особа віком до 21 року або працівник на посаду, за якою потрібен попередній медогляд).
• Документи, що підтверджують право на пільги, якщо кандидат має право на них (довідка ВПО, особа, що має дітей віком до 15 років, одинока мати, чорнобилець тощо).

Крок 2. Працівник повинен написати заяву щодо прийняття на роботу

У 2025 році в документі мають зазначатись основні домовленості стосовно майбутнього працевлаштування:

• дата початку роботи;
• посада;
• основне місце роботи чи сумісництво;
• строк випробування;
• режим роботи (у випадку неповного робочого дня);
• дату закінчення трудового договору (якщо це строковий трудовий договір).

Приклад заяви про прийняття працівника на роботу у 2025 році

Крок 3. Правове оформлення трудових відносин між роботодавцем та працівником

На цьому кроці, відповідно, маємо на увазі: укладення трудового договору, контракту або гіг-контракту.

Трудовий договір – угода між працівником та роботодавцем, за якою працівник зобов'язується виконувати визначений обсяг робочих завдань, а роботодавець – виплачувати зарплату, забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені трудовим законодавством, колективним договором та угодою сторін.

Детальніше про трудовий договір писали тут: Трудовий договір: види та форми, з ФОП, процес укладання

У 2025 році, коли воєнний стан продовжує діяти, роботодавець та працівник за взаємною згодою визначають форму трудового договору: усна чи письмова.

Контракт – це особлива форма трудового договору, яка укладається лише в письмовому вигляді з окремими категоріями працівників у випадках передбачених законами (наприклад: керівники закладів освіти, керівники підприємств, працівники фермерських господарств, іноземці тощо)

Гіг-контракт – цивільно-правовий договір, який укладається між гіг-спеціалістом та підприємством, що має статус резидента Дія Сіті. Відповідно до документу, гіг-спеціаліст повинен виконувати визначений обсяг роботи та/або надавати послуги відповідно до завдань замовника. Замовник, своєю чергою, зобов'язується створити гіг-спеціалісту належні умови для виконання робіт та/або надання послуг, оплачувати виконані роботи/послуги та забезпечити надання соціальних гарантій, передбачених розд. 5 Закону №1667.

Приховані трудові відносини – це оформлення роботи за цивільно-правовим договором, що насправді є фактичним виконанням роботи на умовах повного робочого дня.

При укладенні з фізичною особою договору ЦПХ у 2025 році переконайтеся що за його умовами:

• особа не підпорядковується внутрішнім локальним актам підприємства та його графіку роботи;
• особа не підпорядковується власнику підприємства чи уповноваженим органам;
• особа не призначена на посаду, не прикріплена до структурного підрозділу;
• особа отримує оплату за виконану роботу/надані послуги окремо, виплата не збігається є з графіком виплати заробітної плати чи авансу на підприємстві;
• особа не продовжує надавати послуги/виконувати роботи після завершення тих, що визначені в договорі.

Крок 4. Наказ про прийняття працівника, виданий на підставі заяви працівника та підписаний роботодавцем

Наказ про прийняття працівника у 2025 році — це типова форма № П-1, оформлена відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020

Приклад наказу про прийняття працівника на роботу у 2025 році

Крок 5. Повідомлення про прийняття працівника до ДПС за формою, що визначена постановою КМУ

Повідомлення повинно бути прийнято податковою до початку роботи працівника. Повідомляти ДПС про прийняття працівника зобов'язані всі роботодавці, ФОПи, що використовують найману працю, та резиденти Дія Сіті. (ч. 4 ст. 24 КЗпП).

У 2025 році повідомлення про прийняття подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

Роботодавець повідомляє про всіх працівників, яких приймає за трудовим договором: внутрішнє/зовнішнє сумісництво, прийняття в порядку переведення, прийняття за строковим трудовим договором тощо.

Детальніше про повідомлення про прийняття ми вже писали тут. Крім того, зауважимо, що в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA як юридичні, так і фізичні особи можуть подати звіт про прийняття на роботу працівника у кілька кліків. Зареєструйтесь, щоб спробувати! Актуальна у 2025 році форма знаходиться в розділі ЗВІТНІСТЬ.

Якщо повідомлення про прийняття працівника не було надіслано до ДПС, органи контролю можуть прирівняти таке порушення до фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору та накласти штраф згідно з ч. 2 ст. 265 КЗпП України.

Обов'язок подавати повідомлення про укладення договору ЦПХ не передбачено чинним законодавством.

Крок 6. Ознайомлення працівника під особистий підпис з локальними нормативними актами

Перед початком роботи у 2025 році прийнятий працівник повинен ознайомитись з локальними нормативними актами роботодавця. До них належать:

• ПВТР та колективний договір
• Інструктажі з охорони праці та пожежної безпеки
• Посадова/робоча інструкція
• Положення про захист персональних даних (п. 2 ст. 12 ЗУ «Про захист персональних даних» №2297-VI від 01.06.2010 р.)
• Правила військового обліку
• Наявність на робочому місці шкідливих та небезпечних факторів, можливі наслідки їх впливу на здоров'я працівника.

До прикладу, можна завести «Журнал ознайомлення з правилами в/о», або бланк ознайомлення, який зберігатиметься разом з документами з військового обліку.

Крок 7. Оформлення особової картки П-2, особової справи та внесення запису до трудової книжки за бажанням працівника

«Особа, що проходить стажування на робочому місці» без оформлення належних документів, вважається неоформленим працівником. Виявлення таких працівників при перевірці тягне за собою штраф. Єдиний допустимий варіант у випадку, коли роботодавець не впевнений у кандидаті – прийняти працівника з встановленням випробного терміну.

Детальніше про оформлення особової картки ми писали тут — Особова картка працівника: загальні вимоги до форми № П-2 та її заповнення.

Нагадаємо, що всі документи, які необхідні для оформлення працівника на роботу, зібрані в нашій бібліотеці SMARTFIN. Крім того, у розділі "Кадри" ви знайдете шаблони наказів, заяв, трудові договори, довідки, штатний розпис, графік відпусток, особові картки працівників. Бібліотека регулярно оновлюється та розширюється! Крім того, в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN ви можете: розраховувати заробітну плату, відпускні, лікарняні, вести табель обліку робочого часу онлайн, подавати зарплату звітність, контролювати облік доходів та витрат ФОП. Реєструйтесь, щоб спробувати!

SMARTFIN.UA допомагає з легкістю та без нервів автоматизувати складну роботу бухгалтера! Діє безкоштовний тестовий період!

Детальніше про можливості SMARTFIN ми розповідали тут. І навіть зняли про це відео. Рекомендуємо переглянути!