Як ФОП вести облік валютних доходів: податки, курс, автоматизація

Якщо ви – ФОП і отримуєте дохід у валюті, перед вами постає чимало питань:

• Як правильно обліковувати надходження?
• Як не помилитися з податками?
• Чи можна автоматизувати ці процеси?

У цьому матеріалі ми розберемо ключові моменти, з якими стикаються підприємці, що працюють із закордонними клієнтами, та підкажемо, яке практичне рішення існує для спрощення обліку валютних доходів ФОП.

Передумови та реалії

Українська IT-галузь – одна з найбільш динамічних і стійких, що продовжує зростати попри складне економічне становище та всі воєнні виклики. Щороку вона приносить в країну мільярди доларів. Згідно з дослідженням IT Research Ukraine, у 2024 році ІТ-сфера згенерувала близько 4,4% ВВП, а обсяг експортної виручки сягнув 6,3-6,45 млрд доларів.

І значну роль у цьому відіграють ФОП – українські розробники, дизайнери, маркетологи, бізнес-аналітики та інші фахівці, які працюють із закордонними компаніями. Хтось співпрацює напряму, хтось через аутсорсингові фірми або міжнародні фріланс-біржі, такі як Upwork, Fiverr, Toptal тощо. Отримуючи оплату за свої послуги в доларах, євро чи інших валютах, вони забезпечують значний потік валютних надходжень в країну.

Проте, разом із можливостями з'являються й виклики, особливо у сфері обліку валютних надходжень і сплати податків.

ФОП і валюта: як не помилитися з податками та курсом

Кожен підприємець, який працює з іноземними клієнтами, повинен не лише вчасно отримати оплату за свою роботу, а й правильно її задекларувати, врахувати податки з валютних надходжень та не припуститися помилок у звітності. Отримання доходу у валюті створює для ФОП низку бухгалтерських та фінансових труднощів. Зокрема:

• Коли зараховувати валютний дохід? На дату надходження валюти на рахунок чи під час її конвертації в гривню.
• Який курс використовувати? Офіційний курс НБУ чи курс банку, в якому проводиться операція.
• Як рахувати дохід при зміні курсу? Якщо між моментом отримання валюти та її продажем курс змінився – яку суму вважати оподатковуваною.
• Коли вигідно здійснити продаж валюти? Як мінімізувати втрати через курсові коливання та банківські комісії.
• Як звітувати про доходи? Що важливо знати, щоб уникнути штрафів і не припускатися помилок у деклараціях.
• Як автоматизувати облік валютних доходів? Чи можна спростити ці процеси за допомогою сервісів.

Розглянемо ці питання детальніше та з реальними прикладами, щоб ви могли легко розібратися у складних нюансах та не витрачати зайвий час на рутину.

Коли зараховувати валютний дохід та який курс використовувати?

Отже, на банківський рахунок ФОП — платника єдиного податку надійшов валютний платіж. Який алгоритм дій підприємця?

• Перевіряємо банківську виписку, щоб переконатися, що платіж не містить помилок у сумі та реквізитах. Визначаємо джерело платежу, призначення, суму в валюті та комісію банку. Робимо висновок, чи відповідають дані контракту або домовленостям з клієнтами.
• Фіксуємо дату надходження коштів. Доходом ФОП вважається гривневий еквівалент валюти, яка надійшла на рахунок. Моментом виникнення доходу є дата надходження коштів на банківський рахунок.
• Комісія банку не зменшує оподатковуваний дохід. ФОП має враховувати, що доходом вважається повна сума валютного платежу, яка надійшла на рахунок, без урахування комісій банку.
• Застосовуємо курс НБУ на дату надходження. Сума доходу визначається за курсом НБУ, встановленим на дату надходження коштів.
• Курсову різницю не враховуємо. Зміна курсу між надходженням та продажем не впливає на суму оподатковуваного доходу.

Розглянемо приклади:

Приклад 1 (курс однаковий при надходженні та продажі валюти):

5 квітня 2025 року на рахунок ФОП надійшла сума - 2 300$;

Курс НБУ на 5 квітня - 41,5782 грн/$;

Дохід підприємця зафіксовано - 95 629,86 грн (2 300$ × 41,5782);

Валюту продали 6 квітня за тим самим курсом - 41,5782 грн/$;

Отримано таку ж саму суму доходу - 95 629,86 грн

У звітності вказуємо дохід 95 629,86 грн.

Розрахунок податків:

• 95 629,86 грн × 5% = 4 781,49 грн (єдиний податок 5%);
• 95 629,86 грн × 1% = 956,30 грн (військовий збір 1%);
• 8 000 грн × 22% = 1 760 грн (ЄСВ на місяць);

Всього: 7 497,79 грн.

Приклад 2 (після надходження валюти курс знизився):

5 квітня 2025 року на рахунок ФОП надійшла сума - 2 300$;

Курс НБУ на 5 квітня - 41,5782 грн/$;

Дохід підприємця зафіксовано - 95 629,86 грн (2 300$ × 41,5782);

Валюту продали 10 квітня по курсу - 41,1 грн/$;

Отримано 94 530 грн (менше, ніж сума 95 629,86 грн, яку ми зафіксували як дохід);

У звітності вказуємо дохід 95 629,86 грн.

Різниця 1099,86 грн, яка з'явилася через зміну курсу, НЕ ЗМЕНШУЄ суму доходу для податкової. ФОП втрачає частину гривневої суми, але податок сплачує з початкової, більшої суми.

Приклад 3 (після надходження валюти курс виріс):

5 квітня 2025 року на рахунок ФОП надійшла сума - 2 300$;

Курс НБУ на 5 квітня - 41,5782 грн/$;

Дохід підприємця зафіксовано - 95 629,86 грн (2 300$ × 41,5782);

Валюту продали 10 квітня по курсу - 41,97 грн/$;

Отримано 96 531 грн (більше, ніж сума 95 629,86 грн, яку зафіксована як дохід);

У звітності вказуємо дохід 95 629,86 грн.

Різниця 901,14 грн, яка з'явилася через зміну курсу в більшу сторону, НЕ ВВАЖАЄТЬСЯ ДОХОДОМ І НЕ ОПОДАТКОВУЄТЬСЯ. ФОП отримує більше гривень, і це вважається його фінансовою вигодою від зміни курсу.

ВАЖЛИВО: Приклади наведені для того, щоб продемонструвати, що для податкової важливий саме курс НБУ на дату надходження валюти, а курсові різниці не впливають на суму оподатковуваного доходу, якщо ви ФОП на єдиному податку.

Але, зауважте! ЩОДО ЮРОСІБ НА ЄДИНОМУ ПОДАТКУ застосовується інший підхід!

На думку податківців, юрособи-спрощенці повинні включати позитивні курсові різниці від перерахунку іноземної валюти до складу оподаткованого доходу. Натомість від'ємне значення не зменшуватиме базу оподаткування ЄП.

Якщо гроші отримано через Payoneer або інші платіжні системи

Якщо перед потраплянням на рахунок ФОП в українському банку валюта від нерезидента надійшла на рахунок, відкритий в іноземному банку, або акаунт в міжнародній платіжній системі (Payoneer, Wise, Veem), то моментом виникнення доходу ФОП на ЄП вважається дата надходження валюти на рахунки в таких платіжних системах. Суму слід перерахувати за курсом, встановленим НБУ, на дату їх надходження. Якщо при цьому стягується комісія — включаємо в дохід повну суму валютної виручки без зменшення на суму комісії платіжної системи. І ще одна важлива умова — перерахувати ці кошти на рахунок в українському банку потрібно не пізніше річного податкового періоду.

Коли вигідно продавати валюту?

Щоб мінімізувати ризик втратити гроші через курсову різницю, або навіть збільшити власний дохід, підприємцям варто аналізувати валютний ринок та визначати найкращий момент для продажу валюти ФОП. Для цього варто:

• Моніторити динаміку курсу, відстежувати офіційний курс НБУ, міжбанківський курс та банківські пропозиції, вивчати економічні прогнози.
• Зберігати кошти в валюті, якщо курс гривні падає, та чекати більш стабільної та сприятливої ситуації на валютному ринку.
• Вивчати можливості банків та інших фінансових сервісів. У деяких випадках фінансові платформи дозволяють встановити бажаний курс продажу, після досягнення якого система автоматично конвертує валютну суму в гривневу. Крім того, деякі банки можуть пропонувати своїм клієнтам вигідніші курси чи скасовувати комісії на валютно-обмінні операції.

Вдумливий підхід до курсових різниць дозволить ФОП приймати обґрунтовані рішення та мінімізувати фінансові ризики.

Як вести облік валютних доходів ФОП?

Головним завданням для ФОП, який отримує валюту, є не тільки правильно зафіксувати надходження доходу, але й коректно відобразити його у податковій звітності.

Облік можна вести вручну за допомогою Excel або Google Sheets - фіксувати дату кожного надходження, суму в валюті, курс НБУ та гривневий еквівалент. Потім ці дані використати для заповнення податкової декларації.

Нагадаємо, ФОП на єдиному податку 3 групи, яким дозволено працювати з валютою, звітують про податки щоквартально до 20-го числа місяця, що йде після завершення кварталу.

Як обліковувати валюту ФОП вручну:

Розрахунок податків:

• Єдиний податок (5%) = 11 304,34 грн
• Військовий збір (1%) = 2 260, 87 грн
• ЄСВ = 1 760 грн (за місяць) або 5 280 грн (за квартал)

Податкове навантаження за квартал → 18 845, 21 грн.

ВАЖЛИВО! Щоб не підраховувати доходи вручну та уникнути помилок, варто використовувати автоматизовані рішення. Наприклад, SMARTFIN.UA самостійно врахує курс, обмінні операції та сформує звітність для ФОП!

Податкова перевірка валютних доходів ФОП

Мораторій на проведення податкових перевірок, який діяв від березня 2022 року, було скасовано ще наприкінці 2023 року. Тож зараз більшість підприємців, які працюють з валютою, мають бути готовими до можливої податкової перевірки. Для цього важливо зберігати всі документи, що підтверджують законність ваших доходів, а саме:

Автоматизація обліку валютних доходів ФОП

Якщо ви працюєте з іноземними клієнтами та отримуєте валютні платежі, онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA допоможе автоматизувати облік доходів, спростить рутинні розрахунки та заощадить ваш час:

1. Ви зможете імпортувати валютні виписки в систему всього за кілька кліків. SMARTFIN.UA дозволяє працювати з рахунками в іноземній валюті без зайвих клопотів.
2. Система автоматично врахує курсові різниці та банківські комісії при операціях з валютою.
3. Гривневий еквівалент валютних доходів "підтягнеться" у Книгу обліку доходів ФОП.
4. Система автоматично визначить курс НБУ на дату отримання надходження та внесе відповідну суму в облік.
5. SMARTFIN.UA також допоможе бізнесам, які ведуть ЗЕД: ви зможете швидко створювати та автоматично заповнювати інвойси.

Хочете спростити облік валютних доходів? Реєструйтесь у SMARTFIN.UA та отримайте безкоштовний тестовий період!

Після реєстрації вам буде надано доступ до понад 35 інструментів для автоматизації обліку ФОП, нарахування заробітної плати, ведення кадрового обліку та подання звітності.

Автоматизація обліку валютних доходів – це не просто зручність, а необхідність для сучасного бізнесу. Приєднуйтесь до SMARTFIN.UA, тестуйте безкоштовно і забудьте про рутину!