Розрахунок заробітної плати у 2025 році: формули, нарахування, податки, приклади, "на руки" працівникам

Минулий рік став багатим на зміни, які вплинули на роботодавців, працівників і порядок нарахування заробітної плати. Двічі підвищувався розмір "мінімалки", було відновлено право працівників на індексацію доходів, а також змінено правила розрахунку компенсації при звільненні. Наприкінці 2024 року додалося ще одне суттєве нововведення — ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%, що стало відчутним для багатьох працівників.

Чого чекати у 2025 році? Якими будуть нові виклики й можливості для роботодавців, бухгалтерів і працівників? Проаналізуємо це в нашому традиційному щорічному матеріалі "Розрахунок заробітної плати у 2025 році":

1. Яким буде розмір заробітної плати у 2025 році?
2. Основні компоненти зарплати у 2025 році
3. Податки з зарплати працівників у 2025 році
4. Розрахунок зарплати "на руки" працівнику у 2025 році (для мінімальної зарплати)
5. Як розрахувати заробітну плату працівникам окремих категорій: приклади
6. Чи можливо зменшити податкове навантаження на заробітну плату?
7. Індексація 2025: що нового?
8. Загальні рекомендації ФОП-роботодавцю по нарахуванню заробітної плати працівникам у 2025 році
9. Як SMARTFIN.UA допомагає автоматизувати облік заробітної плати?

Яким буде розмір заробітної плати у 2025 році?

Заробітна плата працівника залежить від багатьох чинників: типу організації, де він працює, його спеціалізації, досвіду, обсягу обов'язків і рівня відповідальності. Верхня межа зарплати фактично не обмежується й визначається лише в результаті домовленостей між роботодавцем і працівником. Натомість нижня межа чітко регулюється й контролюється державою: за виконану норму праці роботодавець зобов'язаний виплачувати не менше мінімальної заробітної плати.

У 2025 році працівникам потрібно виплачувати заробітну плату в розмірі, не меншому за:

• 8 000 грн — у місячному розмірі;
• 48 грн — у погодинному розмірі.

Рівень "мінімалки" впродовж усього 2025 року залишиться без змін. Таке рішення прийнято через складну економічну ситуацію, війну рф проти України, яка продовжується, а також через обмеженість бюджетних ресурсів, більша частина яких спрямовується на оборонну промисловість та забезпечення війська.

Основні компоненти зарплати у 2025 році

Заробітна плата складається з основних і додаткових виплат, які забезпечують не лише справедливість, але й гнучкість оплати праці. Це збалансована система, яка має відповідати вимогам трудового законодавства та враховувати потреби підприємства і ринкові умови.

Основні компоненти цієї системи наступні:

• Основна заробітна плата: оклад чи тарифна ставка.
• Додаткова заробітна плата: премії, надбавки, доплати, оплата за понаднормові години, святкові та нічні зміни.
• Інші виплати: матеріальна допомога, разові виплати тощо.

Чи торкнуться їх зміни у 2025 році?

Основна заробітна плата

Основна заробітна плата — це гарантована частина доходу працівника, що визначається трудовим договором. Вона встановлюється як оклад або тарифна ставка й виплачується за виконання норми праці.

Розмір окладу, який можна встановлювати працівнику, має свою нижню межу (ст. 6 Закону про оплату праці та ст. 96 КЗпП), яка відповідає прожитковому мінімуму для працездатної особи на 1 січня календарного року. У 2025 році прожитковий мінімум не змінився, і для працездатних осіб становить 3 028 грн. Таким чином, у 2025 році оклад працівника не може бути меншим, за 3 028 грн.

Та чи означає це, що роботодавець може встановити працівнику оклад на рівні 3 028 грн і виплачувати таку ж заробітну плату у 2025 році?

Відповідь — ні, адже ця сума буде меншою за рівень МЗП. А, як зазначено вище, виплата працівнику зарплати, не меншої за розмір "мінімалки", при умові виконаної ним норми праці — обов'язок роботодавця. Недотримання цієї норми буде розцінюватися як порушення трудового законодавства та загрожувати роботодавцю значним штрафом.

Доплата до МЗП

Тому, якщо у 2025 році ви плануєте нараховувати працівникам лише "голий" оклад:

1. Прив'яжіть його до мінімальної заробітної плати, наприклад, 8000 грн у місячному розмірі, щоб не порушувати норми законодавства.
2. Якщо оклад нижчий за "мінімалку", місячна норма праці виконується працівником повністю, немає премій та надбавок, нараховуйте доплату до МЗП на суму різниці.

Приклад 1:

Оклад працівника — 3 500 грн, він не отримує додаткових виплат і виконав місячну норму. Роботодавець зобов'язаний нарахувати доплату:

8 000 грн – 3 500 грн = 4 500 грн (розмір доплати).

Щоб визначити, чи потрібно працівнику робити доплату до МЗП у 2025 році, враховуйте загальну суму доходу працівника за місяць: оклад, індексацію, додаткові виплати.

Приклад 2:

Оклад працівника — 4 600 грн, йому нараховано надбавку за вислугу років (1 500 грн) та премію за виконання плану роботи (1 300 грн). Загальна сума заробітної плати — 7 400 грн. Роботодавець зобов'язаний нарахувати доплату до МЗП:

8 000 грн – 7 400 грн = 600 грн (розмір доплати).

Додаткова заробітна плата

У компонент "Додаткова заробітна плата" входять надбавки, доплати, премії, гарантійні та компенсаційні виплати, які передбачаються законодавством (Повний список — в р. 2.2 документу " Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати"). Це грошові заохочення, які нараховуються понад основну заробітну плату з метою стимулювати, або мотивувати працівників, компенсувати їхні втрати від інфляції, врахувати специфічних або складні умови праці, в яких вони працюють.

Так, наприклад, преміями (разовими або регулярними) роботодавець відзначає досягнення високих результатів роботи, виконання або перевиконання планів, ефективну особисту роботу працівника в проєкті чи команді.

Надбавки встановлюються за особливі умови праці (шкідливі чи небезпечні) або високий професіоналізм працівника, великий стаж, науковий ступінь чи вислугу років.

Доплати можуть нараховуватися за додаткові обов'язки, накладені на працівника, суміщення ним кількох посад, за роботу в нічний час або вихідні дні.

У 2025 році в системі додаткової заробітної плати зміни торкнулися лише кількох категорій працівників. Так, наприклад, вчителям закладів загальної середньої освіти встановили щомісячні надбавки у розмірі 1 300 грн (з 1 січня 2025 року, сума до сплати податків) та 2 600 грн (з 1 вересня 2025 року, сума до сплати податків). Ці виплати мають підтримати освітян в умовах воєнного стану, а їх тривалість буде залежатиме від його завершення.

Загалом, для більшості працівників суттєвих змін у системі додаткових виплат у 2025 році не очікується.

А от де є зміни у 2025 році, так це у податковому навантаженні на заробітну плату працівників.

Податки з зарплати працівників у 2025 році

Оподаткування заробітної плати всіх категорій працівників у 2025 році зазнало змін внаслідок підвищення ставки військового збору з 1,5% до 5%. Ця норма набула чинності 1 грудня 2024 року і залишатиметься актуальною протягом дії воєнного стану. Чи скасують її після завершення війни — питання відкрите.

Податок на доходи фізичних осіб — ще один вид навантаження, який накладається на зарплату працівника. Як і в попередньому році, у 2025-му він дорівнює 18%.

Таким чином, загальне податкове навантаження на одного працівника з мінімальною зарплатою у 2025 році зросте внаслідок підвищення військового збору.

Розрахунок зарплати "на руки" працівнику у 2025 році (для мінімальної зарплати)

Нараховано:

Заробітну плату: 8 000 грн.

Утримано:

ПДФО: 18% від 8 000 грн = 1 440 грн.

Військовий збір: 5% від 8 000 грн = 400 грн.

Виплачено "на руки" працівнику (після вирахування податків):

8 000 - (1 440 + 400) = 6 160 грн.

Витрати роботодавця:

Роботодавець має сплатити єдиний соціальний внесок (ЄСВ), який дорівнює 22%.

22% від 8 000 грн = 1 760 грн.

Як розрахувати заробітну плату працівникам окремих категорій: приклади

(Розрахунки є приблизними та можуть змінюватися залежно від конкретних умов праці, регіону тощо):

Розрахунок зарплати вчителя

Згідно з даними Міністерства освіти та науки України, середня зарплата вчителя загальноосвітньої школи у попередньому році становила близько 12 000 грн. Зробимо розрахунок на основі цієї цифри. Врахуємо підвищення військового збору до 5% та заплановані надбавки для вчителів у 2025 році. Реальна картина може відрізнятися залежно від регіону, кваліфікації вчителя, його навантаження та інших факторів.

Розрахунок зарплати офіціанта

Зазначимо, що фактичний розрахунок може варіюватися залежно від регіону, закладу, рівня та кваліфікації працівника.

Витрати роботодавця в цьому випадку складуть:

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ): 22% від посадового окладу (7 000 грн):
7 000 грн × 22% = 1 540 грн.

Загальні витрати роботодавця: 7 000 грн + 1 540 грн = 8 540 грн.

Зазначимо, що премії та чайові є частиною загального доходу і підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

АЛЕ! За чинним законодавством України, роботодавець не зобов'язаний сплачувати ЄСВ на суму чайових, якщо вони нараховуються працівникові безпосередньо від клієнтів. Це пояснюється тим, що такі виплати не входять до бази нарахування ЄСВ, оскільки вони не є частиною заробітної плати, яку нараховує роботодавець.

У нашому прикладі враховано такий випадок.

Однак, якщо чайові входять до загального доходу, який нараховується роботодавцем (наприклад, через систему автоматичного розподілу чайових), такі суми можуть вважатися частиною заробітної плати й вони підлягають оподаткуванню ЄСВ.

Розрахунок зарплати поліцейського патрульної поліції

Згідно з даними найбільшого українського порталу з працевлаштування, середня заробітна плата патрульного поліцейського в Україні станом на січень 2025 року становить 21 000 грн. Окрім того, він може отримувати доплату під час воєнного стану. В залежності, від регіону сума доплати може відрізнятися. Візьмемо для прикладу, що доплата становить 10 000 грн.

Розрахунок зарплати військовослужбовця

Заробітна плата військовослужбовця в Україні у 2025 році залежить від багатьох факторів: звання, посади, вислуги років та умов служби. Сума може коливатися від 20 000 грн до 190 000 грн на місяць.

Важливо! Під час розрахунку варто зауважити, що для військовослужбовців та працівників силових структур ставка військового збору у 2025 році залишилася на рівні 1,5% від об'єкта оподаткування.

Зробимо розрахунок для військовослужбовця з базовою заробітною платою 22 000 грн:

Чи можливо зменшити податкове навантаження на заробітну плату?

Відповідь — так, але для цього мають бути певні умови. Наприклад:

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) може бути нижчим за стандартні 18%, якщо працівник має право на податкову соціальну пільгу (ПСП). Пільга дозволяє зменшити суму оподатковуваного доходу, відповідно знизивши податок.

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) може бути знижений до 8,41% замість звичайних 22%, якщо роботодавець працевлаштовує осіб з інвалідністю.

Як застосовувати пільгу по ПДФО?

Держава гарантує право працівника на податкову соціальну пільгу (ПСП) — суму, на яку зменшується оподатковуваний дохід для розрахунку податку на доходи фізичних осіб (ПДФО). Це дозволяє зменшити суму податку, якщо працівник відповідає визначеним критеріям.

Формула для розрахунку ПДФО з урахуванням ПСП:

ПДФО = (Нарахована зарплата — ПСП) × 18%

Пільга надається, якщо розмір місячного доходу працівника не перевищує встановленого державою граничного значення. Воно розраховується за формулою:

Прожитковий мінімум для працездатної особи на 1 січня × 1,4 (з округленням до найближчого десятка).

У 2025 році прожитковий мінімум для працездатної особи становить 3 028 грн.

Граничний розмір доходу для застосування ПСП:

3 028 грн × 1,4 = 4 239,20 ≈ 4 240 грн.

Хто має право на ПСП у 2025 році?

Оскільки граничний дохід для застосування ПСП (4 240 грн) нижчий за розмір мінімальної заробітної плати (8 000 грн) майже у два рази, більшість працівників не можуть скористатися цією пільгою. Однак, право на використання пільги мають окремі категорії, чиї доходи менші за цей поріг. Це працівники:

• Які працюють на умовах неповного робочого часу.
• Які не відпрацювали повний місяць (наприклад, були прийняті або звільнені посеред місяця).

Крім того, пільга по ПДФО застосовується до зарплат працівників, які мають двох та більше дітей віком до 18 років.

Особливості ПСП для працівників із дітьми

Для працівників, які виховують двох або більше дітей віком до 18 років, граничний дохід, що дає право на ПСП, збільшується пропорційно кількості дітей. Формула для розрахунку граничного доходу наступна:

4 240 грн × кількість дітей

Наприклад:

• Працівник із двома дітьми: 4 240 грн × 2 = 8 480 грн.

• Працівник із трьома дітьми: 4 240 грн × 3 = 12 720 грн.

Тобто для багатодітних працівників право на пільгу поширюється на значно більший дохід.

Детальніше про ПСП — в окремому матеріалі.

Індексація 2025: що нового?

Індексація — це ще один фактор, який буде впливати на заробітну плату у 2025 році. Нараховувати її в поточному році потрібно за оновленим правилом. Відповідно до ст. 34 Закону про Держбюджет-2025 зазначається:

"Обчислення індексу споживчих цін для індексації грошових доходів населення провадиться наростаючим підсумком починаючи з січня 2025 року, який приймається за 1 або 100 відсотків. Сума індексації, яка склалася у грудні 2024 року, у січні 2025 року не нараховується."

Тобто ІСЦ за січень 2025 року приймається за 1 або 100%. Цей місяць стає базовим для всіх працівників. З лютого розпочинаємо слідкувати за ІСЦ, і як тільки він перевищить поріг індексації, тобто буде більшим за 103%, починаємо додавати суму індексації до зарплат працівників.

Детальніше про Індексацію — в окремому матеріалі.

Загальні рекомендації ФОП-роботодавцю по нарахуванню заробітної плати працівникам у 2025 році:

• Забезпечте, щоб зарплата працівників відповідала рівню мінімальної заробітної плати (8 000 грн) або більшому.
• Оклад працівника не може бути меншим за 3 028 грн (прожитковий мінімум для працездатної особи на 1 січня).
• Для працівників, які відпрацювали неповний місяць, враховуйте пропорційний розрахунок.
• "Зарплатні" податки та збори у бюджет сплачуйте разом із виплатою заробітної плати працівникам: ПДФО - 18%. ВЗ — ставка збільшена до 5%. ЄСВ - 22% від бази нарахування (мінімум 1 760 грн за працівника на місяць). Знижена ставка 8,41% застосовується для осіб з інвалідністю.
• Забезпечуйте доплати за понаднормову роботу, нічні зміни, роботу у вихідні дні.
• Регулярно видавайте розрахункові листки.
• Індексація доходів працівників — обов'язок роботодавця при досягненні встановленого рівня інфляції. Слідкуйте за офіційними публікаціями щодо індексу інфляції.
• Укладайте письмові трудові договори з працівниками, у яких чітко зазначені умови оплати праці. Фіксуйте всі зміни в умовах (оклади, премії, доплати) через відповідні накази.
• Слідкуйте за актуальними нормами трудового законодавства, податковими ставками.
• Автоматизуйте обліку зарплати та податкових нарахувань. Це суттєво знизить ризик помилок і забезпечить відповідність законодавству.

як це реалізовано в SMARTFIN.UA

Як SMARTFIN.UA допомагає автоматизувати облік заробітної плати?

Для ефективного обліку заробітної плати роботодавцю недостатньо знати розмір "мінімалки", ставки та суми податків. Важливо також:

• Правильно розраховувати зарплату та податки при дворазовій виплаті протягом місяця.
• Належним чином документально оформлювати всі виплати.
• Своєчасно звітувати за "себе" та працівників.

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA автоматизує ці процеси, допомагає швидко виконувати розрахунки, формувати необхідні кадрові документи та подавати звіти.

Що ви отримуєте в SMARTFIN.UA?

• Ви зможете повністю автоматизувати розрахунок зарплати за окладами, денними та годинними ставками.
  
• Формувати відомості нарахування зарплати у кілька кліків.
• Автоматично розраховувати лікарняні, відпускні, компенсації за невикористану відпустку, оплату за відрядження, МЗП, індексацію.
• Будувати графіки будь-якої складності: змінність, неповний робочий час, підсумований облік.
• Автоматично формувати табель обліку робочого часу.
• Швидко створювати кадрові документи, користуючись бібліотекою з 70+ шаблонів, і надійно їх зберігати.
• Формувати та подавати об'єднаний звіт до податкової через свій робочий кабінет.

Працювати ефективно, економити час і нерви у звітні періоди, мінімізувати ризик помилок.

Готові оптимізувати облік зарплати? Реєструйтеся на SMARTFIN.UA прямо зараз та починайте працювати з комфортом!