Настройте сервис SMARTFIN.UA для работы в 2020 году

1. Ознакомьтесь с показателями для расчетов в 2020 году

Одной из приятных особенностей облачного сервиса SMARTFIN.UA является то, что все обновления происходят в автоматическом режиме. А значит актуальные показатели на 2020 год уже добавлены в систему.

2. Внесите новые размеры окладов в таблицу "Оклад"

По умолчанию всем работникам в сервисе (при создании нового работника) устанавливаются оклады в размере минимальной заработной платы. Этот параметр находится в "Карте работника", в меню "Начисление", подменю "Размер оклада / тарифной ставки". Если оклады работников равны размера минимальной заработной платы, то дополнительно настраивать ничего не нужно.

Если оклады работников отличаются от размера минзарплаты, то их необходимо внести в таблицу "Оклад" (добавляя соответствующий период).

Настройки для работников, оклады которых меньше уровня МЗП

Для работников, оклады которых меньше размера минимальной заработной платы, актуальны еще две настройки, которые находятся в этом меню - "Делать доплату к МЗП" и "включать индексацию в размере МЗП".

С настройкой доплаты до уровня минзарплаты, как правило, вопросов не возникает. Подробнее о ней можно почитать тут. Но они довольно часто возникают по настройке, которой регулируется "включения / невключения" индексации в размере минимальной заработной платы.

Начиная с 2017 года велись дебаты между специалистами по оплате труда и специалистами Минсоцполитики относительно включения индексации в размер МЗП (поскольку ее нет в перечне выплат, которые не входят в МЗП, определенных Законом "Об оплате труда").

Единого мнения по этому вопросу все еще нет, поэтому вы можете регулировать такое "включения / невключения" через настройки "включать индексацию в размере МЗП".

✅ Если настройка активна, то сумму индексации будет добавлена к начисленному оклада, а затем будет рассчитана доплата к МЗП, то есть начисленная заработная плата будет равняться МЗП (при условии, что не было других доплат, которые не входят в минзарплату).

❎ Если настройка неактивна, то сначала будет рассчитана доплата до уровня МЗП, а затем добавится сумма индексации, то есть начисленная заработная плата будет больше размер МЗП.

3. Внесите новый "базовый месяц" для расчета индексации

Повышение окладов по должности работника влияет на определение базового месяца для расчета индексации. Месяц повышения становится базовым, но проконтролируйте, чтобы сумма повышения оклада была больше суммы возможной индексации (во избежание возникновения "фиксированной индексации").

Например, если последний раз оклады работникам были повышены в январе 2019 года, то сумма индексации за январь 2020 составит 65,16 грн. Поэтому, чтобы не возникла "фиксированная индексация", оклад в январе 2020 нужно повысить на сумму превышающую 65,16 грн.

Поскольку при повышении окладов в начале года большинство работодателей ориентируется на размер МЗП, повышение составляет значительно большую сумму. Но имейте этот механизм в виду, если планируете повышение окладов в течение 2020 г.

Чтобы установить новый базовый месяц, зайдите в Карточку работника - "Начисление" - "Индексация" и добавьте месяц повышения оклада с помощью кнопок навигации ("+"/"-").

После этого индексация возникнет не в сразу, а после превышения "порога индексации" в 103%. Например, в 2019 году после повышения окладов в январе месяце, индексация первый раз возникла в июле 2019 г. Тогда, когда у работника возникнет право на индексацию, она будет автоматически рассчитана в расчетной ведомости соответствующего месяца.

4. Настройте "Графики работы" для работников

Один из вопросов, к которому очень придирчиво относится сегодня Гоструда - это достоверный учет рабочего времени и соблюдения режимов работы, которые соответствуют нормам КЗоТ.

Для организаций с нормальной продолжительностью рабочего времени никаких дополнительных настроек делать не нужно. Нормы рабочего времени на 2020 год для 5-ти дневных и 6-ти дневных графиков (40 ч. / нед.) Уже настроены в сервисе автоматически.

Работодателям, которые используют другие режимы работы, напоминаем о необходимости составлять графики выходов на работу или графики сменности. С такими графиками необходимо знакомить работников под роспись за месяц.

В Профи-версии сервиса SMARTFIN.UA для составления графиков с различными режимами работы предусмотрен "Конструктор графиков", который находится в меню "Профиль организации" - "Производственный календарь".

С помощью Конструктора можно:

• строить работу сменами и не только;
• определять количество вечерних, ночных, сверхурочных часов;
• вести суммированный учет рабочего времени.

Подробнее о работе с Конструктором в видео:

Также на эту тему есть полезные материалы в нашем блоге:

• Виды рабочего времени
• Режим неполного рабочего времени
• Ознакомление работников с графиками сменности
• Расчет заработной платы по окладам и доплаты за сверхурочную работу при переменных графиках работы в SMARTFIN.UA

5. Зафиксируйте повышение окладов в кадровых документах

Для этого сложите и утвердите штатное расписание на 2020 год. Бланк для составления штатного расписания находится в разделе "Кадровые документы".

Напомним, штатное расписание должны иметь не только юридические лица, а и физические лица-предприниматели, которые используют наемный труд. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия путем издания приказа по основной деятельности (пример приказа ниже):

Кроме того, ФОПам, поскольку для них заключение трудовых договоров в письменной форме является обязательным, нужно внести в трудовые договоры соответствующие изменения. Бланк "Дополнительного соглашения к трудовому договору" также в разделе "Кадровые документы":

6. Составьте График отпусков на 2020 год

График отпусков - это обязательный локальный нормативный акт предприятия, определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. График отпусков разрабатывается ежегодно на следующий календарный год. Напомним, предельный срок для утверждения графика отпусков на 2020 год истек 5 января 2020. Кто не успел выполнить эту работу, пожалуйста, не медлите, составьте документ и подпишите его задним числом!

Бланк для составления графика отпусков также находится в разделе "Кадровые документы». Как составить график можно почитать тут.

7. Разработайте локальные нормативные акты работодателя

Для тех, кто все еще не имеет утвержденных Правил ВТР, Положения об оплате труда и т.д., напоминаем, что действующим трудовым законодательством Украины предусмотрено наличие обязательных «трудовых» документов, которые необходимо иметь любому работодателю, в том числе и предпринимателю. Это подтверждает Минсоцполитики в письме от 21.11.2016 г.. № 5907/0 / 10-16 / 06.

Ознакомиться с перечнем таких документов и скачать образцы можно здесь: Локальные нормативные акты работодателя. скачать образцы.