9 помилок в оформленні відряджень: податкові наслідки

Головний ризик помилок у «відрядній» документації – це трансформація витрат працівника в його оподатковуваний дохід. Йдеться про суми надміру витрачених коштів, які підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Важливо! Фіскальні наслідки часто виникають не через грубі порушення, а через формальні недоліки в оформленні документів.

У такому разі роботодавець набуває статусу податкового агента (згідно з пп. 14.1.180 ПКУ*) і зобов'язаний:

• нарахувати та утримати ПДФО і військовий збір;
• своєчасно перерахувати відповідні суми до бюджету;
• відобразити їх у Податковому розрахунку**;
• нести відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання цих обов'язків.

Важливо! При розрахунку ПДФО на суму надміру витрачених коштів обов'язково застосовується «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ).

Далі розглянемо типові помилки, яких припускаються на практиці:

• Відсутність у працівника підтвердних документів
• Перевищення строків подання підтвердних документів
• Невідповідність дат
• Неповернення надміру витрачених коштів у встановлені строки
• Відсутність зв'язку відрядження з госпдіяльністю роботодавця
• Перевищення граничних сум добових витрат
• Неправомірна виплата добових
• Відшкодування особистих витрат
• Неподання або порушення строків подання авансового звіту
• Що ще варто врахувати роботодавцю при плануванні відрядження?

Помилка 1. Відсутність у працівника підтвердних документів

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т.ч. електронні квитки);
• документи з готелів, мотелів та інших місць проживання;
• страхові поліси;
• виписки з рахунку про виконані платіжні операції, якщо розрахунок здійснювався із застосуванням платіжних інструментів (зокрема, банківських карток);
• документи про виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що підтверджують вартість витрат.

Приклад. Працівник отримав аванс на відрядження на свою особисту платіжну картку та оплатив проживання в готелі на суму 3000 грн. Після повернення він подав до бухгалтерії рахунок готелю, але не надав виписку з банківського рахунку, що підтверджує оплату.

У такому випадку витрати на проживання вважаються непідтвердженими навіть за наявності готельного рахунку. Адже відповідно не лише до пп. 170.9.1 ПКУ, а й до пп. 170.9.2 ПКУ, у разі використання особистої платіжної картки підтвердженням витрат є саме банківська виписка.

Помилка 2. Перевищення строків подання підтвердних документів

Підтвердні документи подаються до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ).

Виняток: якщо працівник використовував платіжний інструмент (корпоративний або особистий), а списання коштів банком відбулося пізніше дати завершення відрядження, то строк подання документів продовжується ще на один календарний місяць.

Помилка 3. Невідповідність дат

Йдеться про ситуацію, коли дати у транспортних документах не збігаються з датами, зазначеними в наказі про відрядження.

Наприклад, дата повернення згідно з наказом – 22.03.2026 р., а дата в транспортному квитку – 23.03.2026 р.

Якщо працівник самостійно, без погодження з керівником, подовжив відрядження на один день, вартість такого квитка може бути включена до його оподатковуваного доходу. Практика перевірок свідчить, що податківці на цьому наполягають.

Помилка 4. Неповернення надміру витрачених коштів у встановлені строки

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ, якщо працівник не повертає надміру витрачені кошти до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження, такі суми підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

До таких коштів належать:

• невикористана частина авансу;
• витрати, які працівник задекларував, але не підтвердив документально.

Виняток: добові витрати, які не потребують документального підтвердження.

Помилка 5. Відсутність зв'язку відрядження з госпдіяльністю роботодавця

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, за відсутності документів, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця, витрати включаються до оподатковуваного доходу працівника.

Такими документами можуть бути (зокрема, але не виключно):

• запрошення приймаючої сторони, діяльність якої відповідає господарській діяльності роботодавця;
• укладений договір або контракт;
• документи про участь у переговорах, конференціях, симпозіумах та інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з госпдіяльністю роботодавця;
• інші документи, що підтверджують намір встановлення цивільно-правових відносин.

Останній пункт потребує окремого пояснення.

Приклад. Директор був відряджений для укладення договору, однак за результатами поїздки його не підписали. У такому випадку для підтвердження зв'язку відрядження з господарською діяльністю та уникнення оподаткування доцільно оформити протокол намірів щодо встановлення цивільно-правових відносин з іншим підприємством.

Помилка 6. Перевищення граничних сум добових витрат

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ сума неоподатковуваних добових за кожен календарний день відрядження становить:

• в Україні – не більше 0,1 МЗП (на 1 січня податкового року) за кожен день;
• за кордоном – не більше 80 євро за офіційним курсом НБУ (за кожен день відрядження).

Сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Водночас підприємство може встановити менші ліміти своїми внутрішніми документами (наказами або Положеннями про відрядження). Якщо працівник перевищує саме внутрішній ліміт і не повертає різницю, така сума включається до його доходу за умови, що він був ознайомлений із цими обмеженнями до відрядження.

Приклад. На підприємстві діє Положення про відрядження, яким встановлено максимальний розмір закордонних добових – 60 євро на день. Працівник був направлений у закордонне відрядження строком на 3 дні. Відповідно до внутрішнього документа, він мав право на добові у сумі 180 євро, однак фактично використав 200 євро.

Чи виникає в такому випадку оподатковуваний дохід у сумі 20 євро (у гривневому еквіваленті)?

Іншими словами, що має пріоритет: норми ПКУ (які дозволяють не оподатковувати до 80 євро на день, тобто 240 євро за 3 дні) чи обмеження, встановлене внутрішнім документом підприємства?

На нашу думку, у такій ситуації застосовуються положення внутрішніх документів підприємства – за умови, що працівник був ознайомлений із встановленими обмеженнями до початку відрядження.

Відповідно, якщо після завершення відрядження працівник не повернув суму перевищення (20 євро), роботодавець зобов'язаний включити її до складу оподатковуваного доходу працівника за відповідний місяць та обкласти ПДФО і військовим збором.

Помилка 7. Неправомірна виплата добових

Підпунктом 170.9.1 ПКУ встановлено, що порядок визначення суми добових залежить від напряму відрядження та наявності підтвердних документів. Зокрема:

• у разі відрядження в межах України, а також до країн, в'їзд до яких для громадян України не потребує візи, добові визначаються на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних документів;
• у разі відрядження до країн, в'їзд до яких потребує візи, добові визначаються на підставі наказу про відрядження та за наявності документальних доказів фактичного перебування працівника у відрядженні.

До таких доказів належать: відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або інші документи, що підтверджують факт перебування працівника у відрядженні.

Отже, за відсутності зазначених документів сума добових не вважається підтвердженою та підлягає включенню до оподатковуваного доходу відрядженого працівника з відповідним оподаткуванням ПДФО і військовим збором.

Помилка 8. Відшкодування особистих витрат

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу працівника включаються витрати на:

• алкогольні напої та тютюнові вироби;
• суми "чайових" (крім обов'язкових за законодавством країни);
• розважальні заходи.

Важливо! Такі витрати включаються до складу оподатковуваного доходу лише за умови їх документального підтвердження.

Якщо працівник вип'є за вечерею кухоль пива або сходить у кіно коштом добових витрат (без їх перевищення), то доходу не виникне, адже добові витрати не потребують документального підтвердження.

Помилка 9. Неподання або порушення строків подання авансового звіту

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

Обов'язковим авансовий звіт є у двох випадках:

1. якщо використовувалася готівка понад суму добових;
2. якщо виникає оподатковуваний дохід (тобто наявні помилки 1–8).

Що ще варто врахувати роботодавцю при плануванні відрядження?

Важливим є не лише правильне документальне оформлення, а й коректний розрахунок заробітної плати за період відрядження.

Цей процес можна автоматизувати за допомогою онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA. Зокрема, калькулятор відряджень, вбудований у робочий кабінет, дозволяє автоматично розрахувати денну та середньоденну заробітну плату з урахуванням умов трудового договору та розрахункового періоду.

Якщо працівник працює у відрядженні у вихідний день, у системі можна налаштувати відповідний варіант компенсації: подвійну оплату або надання додаткового дня відпочинку.

Крім того, SMARTFIN.UA:

• враховує години роботи у відрядженні в табелі обліку робочого часу;
• автоматично формує документи для нарахування заробітної плати за цей період;
• дозволяє створити наказ на відрядження з автоматичним підставленням даних із картки працівника.

Практичний висновок

Типові помилки у відрядженнях здебільшого пов'язані не з економічною суттю витрат, а з їх документальним оформленням.

Саме тому бухгалтеру важливо контролювати не лише факт здійснення витрат, а й повноту підтвердних документів, строки їх подання та відповідність внутрішнім положенням підприємства.

Наявність чітко прописаного Положення про відрядження та належне інформування працівників дозволяє мінімізувати податкові ризики та уникнути донарахувань під час перевірок.

Водночас використання автоматизованих рішень, зокрема SMARTFIN.UA, допомагає системно контролювати процеси, пов'язані з відрядженнями: від оформлення документів до розрахунку виплат. Це зменшує ризик помилок і спрощує роботу бухгалтера.

Рекомендуємо також: ще кілька експертних матеріалів про відрядження, які допоможуть розібратися в нюансах та уникнути помилок.

• Як уникнути проблем у відрядженні: корпоративні картки, оплата вихідних та ліміти
• Відрядження працівників у запитаннях і відповідях: практичний гайд роботодавцям
• Подання авансового звіту: що треба знати роботодавцю
• Службові відрядження по Україні: 6 базових правил

* Податковий кодекс України.

** Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну України від 30.01.2015 р. № 4.