Перший працівник у ФОП: які документи та обов’язки з’являються

03 листопада 2026 р. Автор: Ірина Савенко, бухгалтерка експертів з 25-річним стажем

Перший найманий працівник – завжди важливий крок для підприємця. Для когось це можливість розширити бізнес, для когось – виконати умови грантової програми. Водночас з'являються нові обов'язки: кадрові документи, розрахунок зарплати, податки, звітність, облік відпусток.

Ми попросили Ірину Савенко, бухгалтерку з 25-річним досвідом, розповісти, до чого варто підготуватися ФОП, який стає роботодавцем, і як SmartFin допомагає впоратися з кадровим обліком та розрахунком зарплати. Далі – її практичні приклади й рекомендації.

«А якщо я візьму працівника?»

Часто чую це запитання на консультаціях. І моя відповідь: «Підтримую, але одразу візьміть бухгалтера». І це не жарт.

Я поважаю підприємців, які створюють нові робочі місця. Але більшість майбутніх роботодавців не уявляє, який обсяг роботи на них чекає навіть із появою одного найманого працівника. Нумо розбиратися.

Людина ще не вийшла на роботу, а документи вже мають бути

Заява від працівника не є обов'язковою, хоча роботодавці часто її вимагають.

Трудовий договір під час воєнного стану може бути в усній формі. Але рекомендую все ж письмовий: коли воєнний стан закінчиться, ФОП усе одно має укласти письмові договори з усіма працівниками.

Щоб людина могла почати працювати з 1 грудня, готуємо наказ про прийняття на роботу заздалегідь – скажімо, 30 листопада – та зазначаємо дату початку роботи: 1 грудня.

Повідомлення про прийняття працівника до податкової також подається до початку роботи працівника – у нашому прикладі 30 листопада.

У розділі «Звітність» в SmartFin ви створюєте й підписуєте повідомлення та одразу відправляєте його до ДПС. Дані заповнюються автоматично на підставі вже створених документів про прийняття працівника. Рекомендую ретельно заповнити всі вісім вкладок картки працівника, бо ця інформація підтягується в інші документи.

Виплата зарплати – двічі на місяць

Згідно зі статтею 115 Кодексу законів про працю України, інтервал між виплатою заробітної плати за першу половину місяця (авансом) та за другу половину місяця не повинен перевищувати 16 календарних днів. Самі виплати мають здійснюватися не рідше двох разів на місяць.

Як це відбувається на практиці? Людина відпрацювала з 1-го по 15-те число. Ви обираєте дату протягом наступних семи днів – з 16-го по 22-ге – для виплати зарплати за першу половину місяця (авансу). Цю дату фіксуєте в документах. У моїх клієнтів це 22-ге число.

Виплату за другу половину місяця потрібно зробити не пізніше семи календарних днів після його закінчення. Ця дата також фіксується в документах і має бути узгоджена з датою виплати авансу: інтервал між виплатами не повинен перевищувати 16 календарних днів.

Якщо дата виплати припадає на вихідний, зарплату потрібно виплатити напередодні. Наприклад, якщо 22-ге – неділя, а субота й неділя є вихідними, виплачуєте у п'ятницю, 20-го. Усе це треба контролювати, бо за порушення строків виплати передбачена відповідальність.

Виплата зарплати – це не просто «переказати гроші на картку». Спочатку потрібно розрахувати суму до виплати, утримати із зарплати ПДФО й військовий збір, нарахувати ЄСВ за рахунок роботодавця та вчасно все сплатити.

Для тих, хто веде кадри у SmartFin, завдання простіше: достатньо один раз обрати в налаштуваннях дві дати виплати зарплати. Далі програма сама пропонує дату під час створення документа, а на пошту надходить нагадування про необхідність виплати.

Скільки часу в мене займає виплата зарплати для ФОП, який має три подологічні центри в різних містах і вісьмох працівників? Близько 30 хвилин у день виплати. Розрахунок автоматичний, відомість формується й відправляється в банк одразу на всіх працівників. Навіть якщо їх буде 30, у моєму робочому процесі час на виплату практично не зміниться.

Висновок із моєї практики: один працівник додає більше постійної роботи, ніж перехід із 2 групи на 3-тю. Адже зміна групи змінює порядок звітування, а кадри – це безперервний цикл.

Індексація: ще один обов'язок роботодавця

Підприємці часто навіть не знають, що зарплату потрібно індексувати. Як це працює?

Відправна точка – базовий місяць. За загальним правилом, це місяць останнього підвищення окладу за посадою працівника. З наступного місяця починається обчислення індексу споживчих цін наростаючим підсумком. Перевищення порога 103% є підставою для проведення індексації у строки, визначені законодавством. Також потрібно враховувати спеціальні правила відповідного року.

Базовий місяць змінюється тільки при підвищенні окладу або тарифної ставки. Якщо ви збільшили премію чи надбавку, а оклад залишився тим самим – базовий місяць не зсувається.

Саме тому багато хто з моїх клієнтів підвищує оклад: місяць підвищення стає новим базовим, а з наступного місяця починається новий відлік індексу споживчих цін.

Але просто додати до окладу умовні 100 грн недостатньо. Спочатку потрібно визначити, яка сума індексації належала б працівнику в місяці підвищення, і порівняти її із сумою зростання зарплати. Якщо підвищення не перекрило індексацію, її залишок продовжують виплачувати за встановленими правилами. А згодом може виникнути й право на нову поточну індексацію. Тому я рекомендую спочатку зробити розрахунок, а вже потім визначати суму підвищення окладу.

Ще один момент, який часто пропускають: індексується не вся зарплата, а лише її частина в межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб. Усе, що понад цю суму, не індексується.

За порушення правил індексації передбачена відповідальність. Штраф за ст. 265 КЗпП – дві мінімальні зарплати за кожного працівника. Але під час воєнного стану є пом'якшення: якщо роботодавець усуне порушення у строк, визначений Держпраці, штраф не застосовується (ч. 3 ст. 16 Закону №2136-IX). Планові перевірки зараз заблоковані мораторієм – можливі лише позапланові.

У SmartFin індексація налаштовується в картці працівника: базовий місяць фіксується, і далі програма виконує розрахунок.

Графіки роботи й облік часу

У мене є клієнт з офлайн-бізнесом у кількох містах. Заклади працюють із 9:00 до 19:00 без перерви, стандартних вихідних у суботу й неділю немає. При цьому для працівників має бути дотриманий 5-денний робочий тиждень з 8 робочими годинами на день.

Без конструктора графіків у SmartFin це складне завдання. Після побудови індивідуального графіка для кожного працівника програма сама рахує норму годин, формує табель і допомагає контролювати відпрацьований час. Вручну це зайві години роботи, які не гарантують відсутності помилок.

Зміни в житті працівника

Якщо в людини змінюються посадові обов'язки, це потрібно належно оформити, зокрема відобразити у трудовому договорі. Переведення на іншу посаду оформлюється наказом із дотриманням установленої процедури.

Змінилося прізвище внаслідок шлюбу чи розлучення – потрібно оновити дані в кадрових документах.

Відпустки також потребують обліку

Обов'язок роботодавця – забезпечити надання передбачених законодавством відпусток. Крім щорічної основної, про яку знають усі, існують щорічні додаткові та соціальні відпустки, відпустки без збереження зарплати, у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною. Тож графік відпусток також з'являється з першим найманим працівником.

І ось що важливо: організація відпусток – відповідальність роботодавця. Навіть якщо працівник не хоче йти у відпустку, ваш обов'язок його туди відправити.

Саме роботодавець забезпечує гарантії, передбачені законом: складає графік відпусток і ознайомлює з ним працівника під підпис.

За згодою сторін, може відбутися перенесення відпусток. Його потрібно офіційно оформлювати й враховувати правила та винятки, зокрема ті, що діють під час воєнного стану. Але так, щоб людина роками працювала без відпустки, – не можна.

Перед відпусткою потрібно: повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 14 днів, розрахувати відпускні та виплатити їх.

Відпускні за загальним правилом виплачують до початку відпустки. Наприклад, якщо відпустка починається в понеділок, виплату можна провести у п'ятницю.

А коли працівник звільнятиметься, потрібно буде розрахувати компенсацію за невикористані дні відпусток, що підлягають компенсації. Тому їхній облік не варто ігнорувати.

У SmartFin облік відпусток ведеться на підставі наказів, а інформація потрапляє в особову картку працівника. Для розрахунку компенсації передбачено окремий документ.

Звітність

Окрім повідомлення про прийняття працівника, ФОП щокварталу подає Податковий розрахунок – Об'єднану звітність із ПДФО, військового збору та ЄСВ (нараховану зарплату, утримані та сплачені податки), із розбивкою показників за місяцями кварталу.

З 25 вересня 2026 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України від 25 серпня 2026 року № 453, яким затверджено форму Звіту про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю.

За роз'ясненнями податкових органів, цей звіт подають роботодавці, зокрема ФОП, які використовують найману працю. Тобто навіть один працівник означає обов'язок звітувати за новою формою, хоча обов'язок сплати самого внеску може бути відсутнім.

У SmartFin цей звіт уже є. Тож із появою нової вимоги вам не потрібно шукати окремий сервіс: звіт можна підготувати у тій самій програмі, де ви ведете кадровий облік і розраховуєте зарплату. Для мене як бухгалтера це зручно: дані про працівників, нарахування та звітність зібрані в одному місці. А для підприємця це ще один аргумент налаштувати облік із самого початку – щоб і регулярна робота, і нові звітні обов'язки були частиною одного процесу.

Звільнення потрібно підготувати

Клієнти часто дивуються, чому складно звільнити людину у п'ятницю ввечері, якщо закон передбачає звільнення за угодою сторін.

А все тому, що за загальним правилом із працівником потрібно повністю розрахуватися в день звільнення: виплатити належні суми за відпрацьовані дні включно з днем звільнення та компенсацію за невикористані дні відпусток, які підлягають компенсації. Також роботодавець має оформити документи, ознайомити з ними працівника, видати копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми.

У SmartFin діє наскрізна система: із заяви дані підтягуються в наказ про звільнення, а до трудового договору можна створити додаткову угоду про розірвання. Для розрахунку компенсації є окремий документ, у якому визначаються кількість днів невикористаної відпустки, середня зарплата й сума компенсації.

Якщо у вас належним чином запроваджено електронний документообіг, документи при звільненні можна передавати й підписувати погодженими електронними засобами. Це актуально, коли бухгалтер працює віддалено, а клієнти – в інших містах.

Клієнтам, які хочуть тримати руку на пульсі, я надаю доступ до обліку їхнього ФОП у SmartFin, щоб вони бачили всі кадрові документи та облік доходів. Не треба чекати бухгалтера, якщо щось термінове.

Які документи ФОП-роботодавець може не оформлювати

Колективний договір. Його укладають підприємства й організації, у ФОП при перевірках не вимагають.
Книга обліку руху трудових книжок. ФОП не зберігає трудові книжки, отже не веде їх облік.
Особова справа. За бажанням.
Посадові інструкції. Можна обійтися, якщо все ретельно прописати в трудовому договорі. Якщо ні, подбайте про якісні інструкції до кожної посади.
Особова картка працівника. ФОП не зобов'язані її мати, але SmartFin пропонує її автоматичне заповнення, що дозволяє бачити історію працівника в одному місці.
Штатний розпис із затвердженим окладом. Закон не зобов'язує ФОП його мати, але Держпраці рекомендує, та й на практиці це корисний інструмент для розрахунку індексації.

Моя рекомендація: візьміть практичну консультацію бухгалтера, який працює зі SmartFin, щоб разом налаштувати кадровий облік. А далі вирішуйте, чи готові ви вести ФОП самостійно, чи все ж делегувати.

Роботи з кадрами справді багато. Але значна її частина – повторювані дії. Саме такі речі й віддають програмі.

У SmartFin є готові шаблони кадрових документів для різних ситуацій: прийняття та звільнення, переведення, відпусток, обліку робочого часу. Є заяви, накази, трудові договори та додаткові угоди до них, документи, пов'язані з воєнним станом і мобілізацією. Тож ваш перший найманий працівник не обернеться хаосом у документах!

Зарплата, індексація, відпустки, табель і звітність – в одній програмі. Зареєструйтеся в SmartFin, щоб спробувати!