Первинні документи ФОП на єдиному податку: що оформлювати та зберігати

Перелік необхідних первинних документів ФОП на єдиному податку залежить від ситуації конкретного підприємця: його групи ЄП, статусу платника ПДВ, виду діяльності, способу розрахунків із покупцями та наявності найманих працівників.

Здійснені ФОП витрати не зменшують базу оподаткування єдиним податком. Проте це не означає, що підприємець може працювати без первинних документів. Спираючись на вимоги п. 291.4, 293.3, 293.4 та пп. 298.2.3 ПКУ (1), податківці тримають під особливим контролем саме доходи єдинників.

Тому насамперед первинні документи потрібні ФОПу для підтвердження розміру доходу та змісту виконаних операцій (які саме товари продано чи послуги надано), адже від цього залежать ставка податку та право залишатися на спрощеній системі.

Водночас первинка щодо витрат та придбання товарів необхідна ФОПу для обліку товарних запасів у передбачених законом випадках, ПДВ-обліку, а також для виконання обов'язків податкового агента (зокрема при виплаті доходів працівникам або іншим фізичним особам).

У цій статті розберемо нюанси первинки ФОП на єдиному податку:

• які первинні документи підтверджують доходи ФОП;
• які документи потрібні для різних операцій та способів оплати;
• коли обов'язково потрібні документи щодо витрат та товарного обліку;
• що оформлювати підприємцю, який має найманих працівників;
• скільки часу потрібно зберігати первинку.

Матеріал стосується ФОП — платників єдиного податку 1–3 груп (крім е-резидентів) (2).

А які первинні документи потрібні ФОП на загальній системі для підтвердження витрат і як їх відсутність впливає на оподаткування — читайте у статті «Первинні документи ФОП на загальній системі: перелік для доходів і витрат».

Чому документи на дохід критично важливі

Сума доходу. У межах установленого ліміту ФОП 1 і 2 груп сплачують єдиний податок за фіксованою ставкою. Для ФОП 3 групи він розраховується як відсоток від доходу (5% для неплатників ПДВ і 3% для платників ПДВ). Тому правильне визначення суми доходу безпосередньо впливає на розмір податку.

Крім того, при перевищенні річного ліміту сума перевищення оподатковується за ставкою 15%, і ФОП зобов'язаний залишити свою групу: перейти на вищу, якщо відповідає її умовам, або на загальну систему.

Вид діяльності. Документи показують, за що саме ФОП отримав оплату: який товар продав або яку послугу надав. Якщо дохід отримано від діяльності, забороненої на спрощеній системі, не дозволеної для конкретної групи або не зазначеної в реєстрі платників ЄП (для 1 та 2 груп), до такого доходу застосовують ставку 15%, а в підприємця виникає обов'язок перейти на загальну систему в установлені ПКУ строки.

Саме тому для ФОП критично важливо мати документальне підтвердження як самого факту надходження коштів, так і змісту господарської операції.

Доходи ФОП та їх документальне підтвердження

Відповідно до пунктів 292.1, 292.3 і 292.6 Податкового кодексу України (ПКУ), доходами ФОП на спрощеній системі оподаткування є:

1. Безготівковий грошовий дохід від продажу товарів (робіт, послуг) за реквізитами IBAN

Якщо покупець або замовник переказує оплату за товари, роботи чи послуги на підприємницький рахунок за реквізитами IBAN, надходження коштів підтверджує банківська виписка.

Окрім суми оплати, важливо підтвердити, за що саме ФОП отримав кошти та чи дозволена така діяльність для його групи ЄП.

Для документування операції використовують:

• видаткові накладні — для підтвердження передання товарів покупцю;
• акти виконаних робіт або наданих послуг чи інші належно оформлені документи — для підтвердження виконання робіт або надання послуг;
• товарно-транспортні накладні чи інші транспортні документи — у випадках, коли вони потрібні для оформлення перевезення.

Умови продажу, оплати та документального оформлення операції визначають у договорі. Залежно від обставин рахунок-фактура або інвойс може містити пропозицію укласти договір, яку покупець приймає оплатою. Проте сама оплата рахунка не підтверджує, що товар уже передано, роботи виконано або послуги надано.

Наприклад, якщо замовник перерахував аванс за послугу, банківська виписка підтверджує отримання коштів, а документ про надання послуги оформлюють після її фактичного надання.

Важливо щодо роботи з юридичними особами:

3 група: може співпрацювати з юрособами на будь-якій системі оподаткування.

2 група: має право продавати товари всім юрособам та замовникам, але надавати послуги (виконувати роботи) — виключно населенню та юрособам (або ФОП), які є платниками єдиного податку.

1 група: лише роздрібний продаж товарів з торговельних місць на ринках та/або побутові послуги населенню. Побутові послуги юрособам надавати не можна.

2. Грошовий дохід у готівковій формі або через еквайринг (із застосуванням платіжних карток)

ФОП 2 та 3 груп у більшості випадків зобов'язані застосовувати РРО або ПРРО відповідно до Закону про РРО (3).

Дохід підтверджують фіскальними звітними чеками (Z-звітами) та фіскальними касовими чеками (паперовими чи електронними).

У випадках, передбачених Переліком № 1336 (4), можна проводити розрахунки без РРО/ПРРО, використовуючи розрахункові книжки та книги обліку розрахункових операцій (КОРО). Це, зокрема, окремі випадки роздрібної торгівлі в селах і селищах та виїзної торгівлі за дотримання встановлених умов і обмежень.

Такі розрахунки оформлюють розрахунковими квитанціями за формою № РК-1 (5). Отриманий дохід підтверджують корінці цих квитанцій.

ФОП 1 групи: звільнені від застосування РРО/ПРРО та розрахункових книжок (п. 296.10 ПКУ). На вимогу покупця вони зобов'язані видавати товарні чеки довільної форми (при продажу товарів) або квитанції (при наданні побутових послуг) (3). Саме ці документи або записи у формі обліку слугують підтвердженням.

3. Вартість безоплатно отриманих товарів, робіт чи послуг

Ідеться про товари (роботи, послуги), отримані згідно з письмовими договорами дарування або іншими письмовими угодами, які не передбачають грошової чи іншої компенсації або їх повернення (п. 292.3 ПКУ).

Отримання такого доходу підтверджують:

• видаткові накладні постачальників / акти приймання-передачі товарів;
• акти виконаних робіт / наданих послуг.

4. Вартість товарів, переданих ФОП на відповідальне зберігання та використаних у госпдіяльності

Якщо товари були прийняті на зберігання, але згодом використані підприємцем у власній діяльності, їх вартість включається до доходу.

Підтвердними документами є видаткові накладні поклажодавця та акти приймання-передачі.

5. Сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності

Цей вид доходу виникає тільки у ФОП 3 групи — платників ПДВ (п. 292.6 ПКУ).

Підтвердженням доходу є бухгалтерська довідка та акт про списання кредиторської заборгованості.

Порядок ведення обліку доходів (п. 296.1 ПКУ)

ФОП 1, 2 груп та 3 групи (неплатники ПДВ): ведуть облік доходів у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих сум у паперовому та/або електронному вигляді (зокрема через Електронний кабінет платника).

ФОП 3 групи (платники ПДВ): ведуть облік доходів і витрат за Типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну № 405 (6). Записи здійснюють за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід або понесено витрати.

«Витратна» первинка ФОП

Сума здійснених витрат не зменшує базу оподаткування єдиним податком у ФОП усіх груп, як було вже зазначено вище. Проте чинним законодавством саме для ФОП 3 групи — платників ПДВ передбачено обов'язок ведення обліку витрат у Типовій формі.

Зокрема, у формі відображаються витрати на:

• придбання товарів, робіт, послуг (без урахування ПДВ);
• транспортно-заготівельні та інші витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, придатного для використання;
• оплату праці найманих осіб та сплату ЄСВ;
• інші витрати, здійснені у зв'язку з провадженням господарської діяльності.

Для підтвердження цих витрат (крім «зарплатних», про які йтиметься далі) ФОП потрібні видаткові накладні, ТТН постачальників товарів та акти виконаних робіт / наданих послуг.

Чи потрібні документи щодо витрат ФОП 1–2 груп та 3 групи без ПДВ?

ФОП 1–2 груп та 3 групи без ПДВ не зобов'язані вести облік витрат для цілей єдиного податку. Проте документи щодо придбань і виплат можуть бути потрібні для виконання інших обов'язків, зокрема товарного обліку та оподаткування виплат фізичним особам.

1. Акти виконаних робіт / наданих послуг

Навіть за відсутності обов'язку обліковувати витрати, акти варто зберігати. Річ у тім, що під час перевірок податківці ретельно аналізують банківські виписки ФОП щодо перерахування коштів іншим особам.

Приклад: За банківською випискою контролери бачать розрахунок із Працьовитим Олегом Івановичем за ремонт офісу. У них одразу виникає запитання: у якому статусі ця особа отримала кошти?

Якщо ремонт виконав ФОП, важливо підтвердити і його підприємницький статус, і зміст операції:

• витяг або виписка з ЄДР підтверджує державну реєстрацію виконавця як підприємця та містить відомості про його види діяльності;
• договір визначає умови виконання ремонту й оплати;
• акт виконаних робіт підтверджує, які роботи виконано та в якому обсязі.

Разом ці документи допомагають обґрунтувати характер виплати та правильність її оподаткування.

Якщо Працьовитий О.І. виконав ремонт як фізична особа, не зареєстрована підприємцем, ФОП-замовник має виконати обов'язки податкового агента: утримати з винагороди ПДФО та військовий збір, а також нарахувати ЄСВ на винагороду за виконані роботи (7).

2. Видаткові накладні постачальників на товар

Наявність накладних на товар є критично важливою з кількох причин:

• Законодавство про захист прав споживачів: покупець має законне право отримати інформацію про походження товару, його виробника та безпечність.
• Вимоги Закону про РРО та Порядку № 496 (8) щодо товарного обліку: наявність підтвердних документів на товар обов'язкова для ФОП 3 групи — платників ПДВ, а також для всіх єдинників, які торгують ризиковими товарами (технічно складними побутовими товарами, ліками, медвиробами, ювеліркою).

Документи на придбання товару підтверджують його походження, постачальника та умови придбання. Для ФОП, які зобов'язані вести товарний облік, вони є обов'язковою частиною такого обліку.

Первинка для обліку товарних запасів

Згідно з вимогами п. 12 ст. 3 Закону про РРО, облік товарних запасів при здійсненні торгівлі зобов'язані вести:

• ФОП 3 групи — платники ПДВ;
• ФОП на єдиному податку (будь-якої групи — неплатники ПДВ), які здійснюють продаж технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту (ТСПТ), лікарських засобів, виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння (у т.ч. органогенного утворення) та напівдорогоцінного каміння.

Такий облік здійснюється за спеціальною Формою згідно з Порядком № 496.

Детальніше про те, коли товарний облік обов'язковий для ФОП та як його автоматизувати — читайте у статті «Товарний облік у ФОП: коли обов'язковий і що загрожує за порушення».

Документи, що підтверджують надходження та походження товарів:

• опис залишку товарів на початок обліку (складений у довільній формі відповідно до вимог Порядку № 496);
• товарні / видаткові накладні постачальників;
• транспортні документи (товарно-транспортні накладні, документи поштових операторів);
• митні декларації (у разі імпорту);
• акти закупівлі (при закупівлі товарів у фізичних осіб);
• фіскальні касові чеки РРО/ПРРО;
• товарні чеки та інші документи, що містять обов'язкові реквізити (п. 2 розд. І Порядку № 496), які дають змогу ідентифікувати постачальника та отримувача товару.

Для відображення вибуття товарів у графі 8 Форми обліку використовують:

• видаткові накладні — при продажу товарів із безготівковою оплатою у випадках, коли РРО/ПРРО не застосовують;
• накладні на внутрішнє переміщення — при переміщенні товарів між власними місцями продажу або зберігання ФОП;
• акти списання — якщо товари знищено, втрачено або використано для власних потреб;
• видаткові накладні або акти приймання-передачі — при поверненні товарів постачальнику.

Продажі, проведені через РРО/ПРРО, у графі 8 не відображають — це виняток, передбачений пп. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку № 496. Фіскальні чеки підтверджують розрахункові операції, але їх не використовують для внесення цих продажів до графи 8.

Первинні документи з обліку зарплати

Якщо ФОП наймає працівників, він автоматично стає податковим агентом щодо ПДФО (18%) та військового збору (5%), а також зобов'язаний нараховувати та сплачувати за них ЄСВ.

Зверніть увагу: ФОП 1 групи не має права використовувати працю найманих осіб (п. 291.4 ПКУ), тому цей розділ його не стосується.

Для цього підприємцю потрібен повний пакет кадрової документації:

• трудові договори;
• повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу (подане до початку роботи);
• заяви працівників (про прийняття, надання відпустки, звільнення тощо);
• накази (розпорядження) ФОП (про прийняття на роботу, відпустки, преміювання, звільнення);
• штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції.

За загальним правилом трудовий договір із ФОП укладають письмово. Під час воєнного стану його форму сторони визначають за згодою відповідно до ст. 2 Закону № 2136-IX (9).

Первинні документи з нарахування та виплати заробітної плати:

• табелі обліку робочого часу (підтверджують кількість відпрацьованих днів/годин для нарахування зарплати);
• розрахунково-платіжні відомості (або відомості про нарахування заробітної плати);
• відомості на виплату готівки (у разі виплати зарплати з каси) або банківські виписки (при перерахуванні зарплати на карткові рахунки працівників);
• платіжні інструкції з банківськими виписками про перерахування до бюджету ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Створюйте зарплатні та кадрові документи в SmartFin

Готуйте документи для нарахування й виплати зарплати та кадрового обліку в одному сервісі. Витрачайте менше часу на оформлення й більше — на перевірку даних. Зареєструватися в SmartFin →

Скільки зберігати первинні документи ФОП

Загальний строк зберігання первинних документів для ФОП — не менше 1095 днів (3 роки). Проте відлік починається не від дати складання документа, а від дня подання податкової декларації, для складання якої він використовувався (або від граничного строку її подання, якщо декларацію не було подано — п. 44.3 ПКУ).

Приклад:

ФОП 3 групи (неплатник ПДВ) отримав оплату за товар в I кварталі 2026 року і використав первинні документи щодо цієї операції для визначення доходу в декларації за I квартал.

Якщо подати таку декларацію 10 травня 2026 року, мінімальний 1095-денний строк зберігання документів завершиться 9 травня 2029 року — за відсутності підстав для його продовження.

Через плутанину між датою документа та датою початку відліку підприємці іноді припускаються помилок. Щоб правильно визначити строк зберігання, орієнтуйтеся на дату подання відповідної декларації, а не на дату документа.

Кадрові та зарплатні документи: строки їх зберігання визначають окремо за Переліком № 578/5 (10). Розрахунково-платіжні відомості та особові рахунки працівників зберігають 75 років. Для відомостей на виплату грошей та інших зарплатних документів строк визначають за відповідною статтею Переліку з урахуванням її приміток.

Продовження строків: під час визначення дати завершення зберігання потрібно враховувати передбачені ПКУ зупинення строків давності, зокрема карантинні та воєнні правила. Тому перед знищенням документів за неперевірені періоди варто окремо перевірити, чи завершився строк їх зберігання.

Документи, пов'язані з перевіркою чи оскарженням її результатів, зберігають до завершення відповідних процедур і спливу встановленого строку оскарження, але не менше строків, визначених п. 44.3 ПКУ.

У якій формі зберігати: папір чи електронні файли

За загальним правилом первинні документи зберігають у тій формі, у якій створено їхні оригінали.

Електронний оригінал із належними реквізитами та електронним підписом зберігають в електронному вигляді разом із даними підпису (11). Важливо забезпечити можливість відкрити документ і перевірити його цілісність та підпис. Звичайна роздруківка не замінює електронного оригіналу.

Паперовий оригінал зберігають на папері. Його можна відсканувати для зручного пошуку, роботи та передання копій, але саме сканування не дає підстав знищити паперовий примірник до завершення строку зберігання.

Практичне правило: зберігайте оригінали, а копії використовуйте для зручності. PDF або скан, отриманий електронною поштою, не обов'язково є електронним оригіналом — перевіряйте, що саме вам надіслав контрагент.

Працюйте з первинкою та зберігайте її в SmartFin. Тримайте документи в одному місці, щоб швидко знаходити потрібні для щоденної роботи, звірки з контрагентами чи підготовки до перевірки. Спробуйте SmartFin безплатно → Тестовий період — 3 дні.

Що буде, якщо первинних документів немає

За незберігання документів, які ФОП зобов'язаний зберігати, або ненадання їх під час податкового контролю передбачено штраф 1020 грн. За таке саме порушення, якщо протягом року до платника вже застосовували відповідний штраф, — 2040 грн (п. 121.1 ПКУ).

За роз'ясненням ДПС, цей штраф не застосовують до ФОП 1–2 груп та 3 групи без ПДВ за незберігання документів, що підтверджують витрати на придбання товарів/послуг. Водночас окремі обов'язки щодо документів можуть виникати, зокрема, для обліку товарних запасів.

Наслідки залежать від того, яких саме документів бракує:

• Якщо ФОП зобов'язаний вести товарний облік, продаж необлікованих товарів або ненадання документів, що підтверджують їх облік, може спричинити окремі санкції за Законом про РРО.
• При виплатах фізичним особам важливо підтвердити статус отримувача та підставу платежу. Якщо ФОП не виконав обов'язки податкового агента або платника ЄСВ, можливі донарахування та штрафи.
• Сама відсутність накладної чи акта не означає автоматичного застосування ставки ЄП 15% або втрати права на спрощену систему.

Що важливо запам'ятати

• Перелік первинних документів залежить від діяльності конкретного ФОП. Для підтвердження доходу важливі як документи про надходження коштів, так і документи, що пояснюють зміст операції.
• Банківська виписка підтверджує отримання оплати. Передання товару, виконання робіт або надання послуг підтверджують відповідними документами — сама оплата рахунка не засвідчує виконання операції.
• Документи щодо придбань і виплат можуть бути потрібні навіть тоді, коли ФОП не веде облік витрат для цілей єдиного податку. Зокрема, вони необхідні у передбачених законом випадках для товарного обліку, ПДВ-обліку та виконання обов'язків податкового агента.
• ФОП із найманими працівниками також оформлює кадрові й зарплатні документи. Строки їх зберігання визначають окремо від загальних податкових строків.
• Зберігайте паперові та електронні оригінали протягом установлених строків, враховуючи можливі продовження через зупинення строків давності, перевірки та оскарження.

Тетяна Сушальська, незалежна експертка

Джерела та примітки

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.
2. У статті не розглядаються ФОП 3 групи — електронні резиденти (е-резиденти).
3. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР.
4. Перелік окремих форм та умов проведення діяльності, за яких дозволено проводити розрахункові операції без РРО/ПРРО з використанням розрахункових книжок та КОРО, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 № 1336.
5. Положення про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13.
6. Типова форма обліку доходів і витрат ФОП — платників єдиного податку 3 групи, які є платниками ПДВ, та Порядок її ведення, затверджені наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405.
7. Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.
8. Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.
9. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.
10. Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 (зі змінами, внесеними наказом Мін'юсту від 04.01.2024 № 40/5).
11. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.