Відпустки за минулі роки: порядок надання та оплата

Причин, з яких працівник вчасно не пішов у відпустку, а роботодавець, відповідно, не надав йому такої можливості, може бути багато. Що стосується працівника, чинне українське законодавство не містить норми, якою було б конкретно встановлено його обов'язок йти щороку у відпустку. Таку норму містить Конвенція Міжнародної організації праці про оплачувані відпустки від 24 червня 1970 р. № 132 (Конвенція МОП). Так, згідно зі статтею 12 Конвенції МОП угоди про відмову від права на мінімальну щорічну оплачувану відпустку або про невикористання такої відпустки із заміною її компенсацією чи іншим чином відповідно до національних умов визнаються недійсними або забороняються. Нагадаємо, за статтею 9 Конституції України чинні міжнародні договори, згода на обов'язковість яких надана ВРУ, є частиною національного законодавства України.

Яка відповідальність роботодавця?

Щодо роботодавця, то йому частиною 5 ст. 11 Закону "Про відпустки" забороняється:

― ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд;

― ненадання щорічної відпустки протягом робочого року особам до вісімнадцяти років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи з особливим характером праці.

Отже, відповідальність в разі невиконання цих норм законодавства буде нести саме роботодавець.

Держпраці наголошує (у листі від 25.01.17 р. № 828/4.3/4.1-ДП-17): ненадання працівнику щорічних відпусток є порушенням законодавства про працю, за що передбачена:

• фінансова відповідальність – накладається на роботодавця (підприємство або підприємця) у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП (абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП). У 2018 році МЗП становить 3 723 грн. Зверніть увагу, що цією нормою не передбачена відповідальність за кожного працівника, одже якщо порушення допущене стосовно декількох працівників, то роботодавцеві загрожуватиме один штраф за всіх.
• адміністративна відповідальність – накладається на посадових осіб підприємства або на роботодавця-підприємця у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Чи можливо уникнути відповідальності?

Так, завдяки п. 27, 28 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 26.04.17 р. № 295, а саме:

"У разі наявності порушень вимог законодавства про працю, зафіксованих актом інспекційного відвідування або актом невиїзного інспектування, після розгляду зауважень об'єкта відвідування (у разі їх надходження) інспектор праці проводить аналіз матеріалів інспекційного відвідування або невиїзного інспектування, за результатами якого вносить припис та/або вживає заходів до притягнення винної у допущенні порушень посадової особи до встановленої законом відповідальності. У разі виконання припису в установлений у ньому строк заходи до притягнення об'єкта відвідування та його посадових осіб до відповідальності не вживаються."

Чому ненадання відпусток невигідне роботодавцю?

Зауважте, що ненадання у визначений термін щорічних відпусток невигідне для самого роботодавця, тому що призводить до зайвих витрат на оплату праці. По-перше, через те що в будь-якому випадку, розрахунковим періодом для оплати відпустки будуть 12 останніх місяців. Тому, якщо відпустка буде надаватися, припустимо, за роботу у 2014, 2015 роках, то оплатити її необхідно виходячи із поточної (і відповідно вищої) заробітної плати. В разі звільнення, працівнику необхідно буде виплатити компенсацію за невикористану відпустку, і відповідно, роботодавець сплатить не 12 заробітних плат за рік, а 13.

Усі наведені аргументи говорять на користь вчасного надання відпусток.

Особливості надання відпусток за минулі роки

1. Невикористані відпустки "не пропадають"

Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на використання відпустки за минулі робочі роки. Немає також заборони надавати в майбутньому щорічну відпустку, невикористану в поточному році. Це означає, що відпустки, не використані в минулих роках, не «зникають». Тому, за наявності невикористаних відпусток, наприклад за 2015 - 2017 рр., спочатку надають їх, а вже потім — дні відпустки за поточний робочий рік. Це правило нормативно не закріплене: воно склалося на практиці, але така рекомендація міститься і в листі Мінсоцполітики від 24 грудня 2013 р. № 152/13/82-13.

Види відпусток, які "накопичуються"

Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону № 504, в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І. Це означає, що накопичувати, а потім використати або отримати компенсацію можна тільки за щорічні відпустки (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 504) та додаткову соціальну відпустку «на дітей» (ст. 19 Закону № 504).

Таким чином, до так званих «незгораємих» відпусток належать:

• щорічна основна відпустка;
• щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці;
• інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством;
• додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І.

2. Для відпусток за минулі роки не застосовується обмеження їх тривалості у 59 днів

Обмеження щодо загальної тривалості щорічних основної та додаткових відпусток встановлено для відпусток, які надають за робочий рік, і не застосовують у разі надання відпусток за різні робочі роки. Нагадаємо, що загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (відповідно до статті 10 Закону № 504/96). Додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються понад щорічні основні та додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами (частина сьома ст. 20 Закону № 504/96).

Питання кількості відпусток, які можуть бути надані працівникові протягом робочого року, має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору, тобто між працівником і роботодавцем, або бути прописаним у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. На це вказує Мінсоцполітики в листі від 24 грудня 2013 р. № 152/13/82-13.

Тому, якщо працівник подає заяву про надання йому підряд декількох відпусток, невикористаних протягом минулих років, підстав не надавати йому одразу усі невикористані відпустки, немає. Роботодавець може обмежити їх тривалість лише у зв'язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на виробничий процес.

3. Надання відпусток за минулі роки оформлюється так само, як і відпустка за поточний рік

Порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як і поточних відпусток. Детально про це читайте у статті Документальне оформлення надання щорічної відпустки. Приклади заповнення документів.

Також нагадуємо, що для відпусток за минулі роки діє правило поділу на частини, встановлене ч. 1 ст. 12 Закону № 504/96: основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів.

4. Середня зарплата розраховується за останні 12 календарних місяців

Середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку (відповідно до абз. 1 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати № 100). Це правило розрахунку середньої зарплати діє і для розрахунку відпускних за минулі роки. З цієї причини, як уже зазначалося вище, роботодавцю доцільно надавати відпустки вчасно.

5. Відпустки за минулі роки повинні бути внесені до графіка відпусток

Усі невикористані раніше відпустки або їх частина повинні бути включені до графіка відпусток на поточний рік. Це дасть змогу спланувати надання відпусток з урахуванням інтересів обох сторін: і працівника, і роботодавця.

6. Заміна грошовою компенсацією

Законодавством передбачена за бажанням працівника заміна частини щорічної відпустки грошовою компенсацією (ч. 4 ст. 24 Закону № 504). Разом з цим, тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не має бути меншою ніж 24 календарних дні. Тому, компенсація можлива лише в межах робочого року та після його закінчення за умови, якщо працівник використав 24 календарних днів щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік. Якщо ж у працівника є невикористані щорічні основні відпустки тривалістю 24 календарні дні кожна, то компенсації він отримати не зможе. А особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією взагалі не допускається.

7. Компенсація за невикористані відпустки при звільненні працівника

Трудовим законодавством передбачено, що у разі звільнення працівнику виплачується грошова компенсація за дні невикористаної щорічної відпустки та дні невикористаної додаткової відпустки «на дітей», не залежно від того, за який період вони не використані. (ст. 24 Закону про відпустки).

У сервісі SMARTFIN.UA є калькулятор для розрахунку такої компенсації, детальніше тут: Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у калькуляторі SMARTFIN.UA

А про особливості надання "дитячих" відпусток ми писали тут: Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей