Посадова інструкція: алгоритми складання та впровадження

08 грудня 2023 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи, понад 15 років досвіду

Запорука успішного розвитку бізнесу – злагоджене та чітке функціонування всіх бізнес-процесів, коли кожен працівник на своєму місці та ефективно виконує поставлені задачі. Саме для цього в кожного роботодавця є ефективний інструмент – посадова інструкція. Проте часто керівники підприємств не вміють або не хочуть його використовувати. Сподіваємося, що цей матеріал допоможе краще розібратись в алгоритмах складання та впровадження посадових інструкцій на вашому підприємстві.

Теоретичний блок

Визначення посадової інструкції

Посадова інструкція – локальний документ підприємства, в якому визначено:

організаційно-правовий статус працівника,
сформовано його права, обов'язки, відповідальність,
чітко визначено вимоги до знань та кваліфікації.

«Відповідальність» є ключовою складовою посадової інструкції, адже працівник відповідає за належне або неналежне виконання трудових обов'язків. А роботодавець може бути притягнутий до відповідальності за відсутність посадових інструкцій, адже у випадках перевірок інспекційні органи кваліфікують це порушенням законодавства про працю.

Які 3 важливі задачі вирішує посадова інструкція

Посадова інструкція розробляється та впроваджується на підприємстві для того, щоб зробити робочий процес більш ефективним:

Документ допомагає працівникам чітко розуміти та виконувати свої трудові обов'язки.
Зменшується вірогідність дублювання функцій працівників на підприємстві.
Правильно складена посадова інструкція дає можливість новоприйнятому працівнику швидше адаптуватися та зрозуміти свою роль в робочому процесі, розібратися в організаційній структурі підприємства та уникнути потреби постійно уточнювати обов'язки та завдання.

Те, що посадова інструкція є локальним нормативним актом, дозволяє максимально адаптувати її під специфіку кожної окремої організації, та актуалізувати з огляду на сферу діяльності підприємства. Помилково вважати, що розробка посадових інструкцій є сферою відповідальності кадрової служби. Навпаки, доцільно залучити до цього процесу керівників структурних підрозділів підприємства, директора – тобто тих, хто максимально розуміється на всіх етапах робочого процесу і зацікавлений в їх ефективності.

Практичний блок

4 кроки до створення посадової інструкції

Отож, переходячи від теорії до практики, починаємо складання посадової інструкції, використовуючи такі інструменти:

Класифікатор професій – Довідник кваліфікаційних характеристик або Професійні стандарти – організаційні документи підприємства – статут, колективний договір (за наявності) – правила внутрішнього трудового розпорядку – ДСТУ 4163:2020.

Застосовуємо ці інструменти за таким алгоритмом:

1. Визначаємо, що ми розробляємо – посадову чи робочу інструкцію? Для відповіді на це питання керуємось посадою штатного розпису та розділом Класифікатора професій, до якого ця посада належить. Якщо працівник обіймає посаду, код Класифікатора професій якої починається з цифри 1 по 4 включно, то це посадова інструкція, а якщо посада працівника належить до розділів 5-9, то мова йде вже про робочу інструкцію. Окремо наголосимо, що назви посад у штатному розписі підприємств повинні відповідати вимогам Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. №327, про що докладно роз'яснено у листі Мінсоцполітики від 18.03.2016 р. №106/13/116-16.

2. Далі слід встановити, що конкретно буде робити особа, прийнята на посаду. Тут в поміч стане Довідник кваліфікаційних характеристик професій, або Професійні стандарти, які є вже впровадженими для деяких професій (як то кухар, редактор мультимедійних видань ЗМІ, бренд-менеджер та інші) та затверджені КМУ (з переліком таких стандартів та їх змістом можна ознайомитись на сайті profstandart.org.ua). Саме в цих документах перелічено що повинен знати умовно базовий пекар, водій, економіст, бухгалтер, касир чи комерційний директор. Окрім того, хочеться обумовити, що коли на підприємстві декілька посад одного профілю, але різних обов'язків – керівник може розмежовувати їх похідними словами, які пропонує нам той самий Класифікатор (наприклад, помічник, провідний, старший, молодший, заступник тощо).

3. Тепер щодо практичної частини складання - посадова інструкція має уніфіковану форму (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 22.11.2015 № 7.). Наступні розділи посадової інструкції з уніфікованої форми є обов'язковим мінімумом:

Загальні положення (в розділ включаємо загальні засади роботи працівника на посаді, мету діяльності, алгоритми підпорядкування та призначення на посаду, визначаємо розташування робочого місця працівника та компетенції, яким він повинен відповідати)
Завдання та посадові обов'язки (перераховуємо конкретні дії, які повинен виконувати працівник, що обіймає цю конкретну посаду, а також послідовність їх виконання)
Права працівника (визначаємо посадові повноваження працівника, межі його компетенцій)
Відповідальність працівника (вказуємо кордони відповідальності працівника та які наслідки його чекають в разі невиконання покладених на нього обов'язків)
Повинен знати (описуємо знання, освіту, кваліфікацію та досвід роботи, законодавчу та нормативно-правову базу яку повинен знати працівник)
Заключні положення (затверджуємо порядок набрання чинності посадової інструкції та умови для перегляду)

За потреби, на розсуд керівника, можна включити додаткові розділи, не виключаючи при цьому базові. Окрім того, слід перевірити розроблену посадову інструкцію на відповідність вимогам оформлення типових документів підприємства (ДСТУ 4163:2020).

4. Фіналізуємо процес впровадження посадових інструкцій на підприємстві, надаючи їм правового статусу. Існує два варіанти коректного затвердження:

Наказом, в якому перераховані посадові інструкції, що діють на підприємстві, відповідно до штатного розпису.
Директор може затверджувати кожну посадову інструкцію окремо, у верхньому правому куті, відповідно до стандартів.

Приклад наказу про затвердження посадових інструкцій

наказ про затвердження посадових інструкцій

Після затвердження одним із перелічених варіантів, посадові інструкції доводяться до працівника під підпис. Саме письмове свідчення обізнаності працівника у своїх обов'язках та відповідальності, є підґрунтям для вирішення трудових спорів та є першочерговим документом, затребуваним в судових практиках.

Примітка: можливо, вам будуть корисні наступні матеріали:

Приклад посадової інструкції (бухгалтер), шаблон посадової інструкції бухгалтера

Шаблон посадової інструкції бухгалтера складено за допомогою зазначеного вище алгоритма. Документ завантажується у форматі Word).

Посадова інструкція бухгалтера - скачати

А тут можна переглянути шаблони інших посадових інструкцій.