Налаштуйте сервіс SMARTFIN.UA для роботи в 2020 році

1. Ознайомтеся із показниками для розрахунків

Однією із приємних особливостей хмарного сервісу SMARTFIN.UA є те, що всі оновлення відбуваються в автоматичному режимі. А отже актуальні показники на 2020 рік уже додано в систему.

2. Внесіть нові розміри окладів у таблицю "Оклад"

За замовчуванням усім працівникам у сервісі (при створенні нового працівника) встановлюються оклади у розмірі мінімальної заробітної плати. Це налаштування знаходиться у "Картці працівника", в меню "Нарахування", підменю "Розмір окладу/тарифної ставки". Якщо оклади працівників дорівнюють розміру мінімальної заробітної плати, то додатково налаштовувати нічого не потрібно.

Якщо оклади працівників відрізняються від розміру мінзарплати, то їх необхідно внести у таблицю "Оклад" (додаючи відповідний період).

Налаштування для працівників, оклади яких менші рівня МЗП

Для працівників, оклади яких менші за розмір мінімальної заробітної плати, актуальні ще два налаштування, які знаходяться у цьому меню - "Робити доплату до МЗП" та "Включати індексацію у розмір МЗП".

Із налаштуванням доплати до рівня мінзарплати, зазвичай, питань не виникає. Детальніше про нього можна почитати тут. Але вони досить часто з'являються щодо налаштування, яким регулюється "включення / невключення" індексації у розмір мінімальної заробітної плати.

Починаючи з 2017 року велися дебати між фахівцями з оплати праці та фахівцями Мінсоцполітики щодо включення індексації у розмір МЗП (оскільки її немає у переліку виплат, які не входять у МЗП, визначених Законом "Про оплату праці").

Єдиної думки з цього питання все ще немає, тому ви можете регулювати таке "включення / невключення" через налаштування "Включати індексацію у розмір МЗП".

✅ Якщо налаштування активне, то суму індексації буде додано до нарахованого окладу, а потім буде розрахована доплата до МЗП, тобто нарахована заробітна плата буде дорівнювати МЗП (за умови, що не було інших доплат, які не входять в мінзарплату).

❎ Якщо налаштування не активне, то спочатку буде розрахована доплата до рівня МЗП, а потім додасться сума індексації, тобто нарахована заробітна плата буде більшою за розмір МЗП.

3. Внесіть новий "базовий місяць" для розрахунку індексації

Підвищення окладів за посадою працівника впливає на визначення базового місяця для розрахунку індексації. Місяць підвищення стає базовим, але проконтролюйте, щоб сума підвищення окладу була більшою за суму можливої індексації (щоб уникнути виникнення "фіксованої індексації").

Наприклад, якщо останній раз оклади працівникам було підвищено у січні 2019 року, то сума індексації за січень 2020 року складе 65,16 грн. Тому, щоб не виникла "фіксована індексація", оклад у січні 2020 р. потрібно підвищити на суму більшу за 65,16 грн.

Оскільки при підвищенні окладів на початку року більшість роботодавців орієнтується на розмір МЗП, підвищення складає значно більшу суму. Але майте цей механізм на увазі, якщо плануєте підвищення окладів протягом 2020 року.

Щоб вказати новий базовий місяць, зайдіть у Картку працівника - "Нарахування" - "Індексація" та додайте місяць підвищення окладу за допомогою кнопок навігації ("+"/"-").

Після цього індексація виникне не одразу, а після перевищення "порогу індексації" у 103%. Наприклад, у 2019 році після підвищення окладів у січні місяці, індексація перший раз виникла у липні 2019 р.. Тоді, коли у працівника виникне право на індексацію, її буде автоматично розраховано у розрахунковій відомості відповідного місяця.

4. Налаштуйте "Графіки роботи" для працівників

Одне з питань, до якого дуже прискіпливо ставиться сьогодні Держпраці - це достовірний облік робочого часу та дотримання режимів роботи, які відповідають нормам КЗпП.

Для організацій із нормальною тривалістю робочого часу ніяких додаткових налаштувань робити не потрібно. Норми робочого часу на 2020 рік для 5-ти денних та 6-ти денних графіків (40 год./тижд.) вже налаштовані в сервісі автоматично.

Роботодавцям, які використовують інші режими роботи, нагадуємо про необхідність складати графіки виходів на роботу або графіки змінності. З такими графіками необхідно ознайомлювати працівників під підпис за місяць.

В Профі-версії сервісу SMARTFIN.UA для складання графіків з різними режимами роботи передбачений "Конструктор графіків", який знаходиться у меню "Профіль організації" - "Виробничий календар".

За допомогою Конструктора можна:

• будувати роботу змінами і не тільки;
• визначати кількість вечірніх, нічних, надурочних годин;
• вести підсумований облік робочого часу.

Детальніше про роботу із Конструктором у відео:

Також на дану тему є корисні матеріали у блозі:

• Види робочого часу
• Режим неповного робочого часу
• Ознайомлення працівників із графіками змінності
• Розрахунок заробітної плати за окладами та доплати за надурочну роботу при змінних графіках роботи у SMARTFIN.UA

5. Зафіксуйте підвищення окладів у кадрових документах

Для цього складіть і затвердіть штатний розпис на 2020 рік. Бланк для складання штатного розпису знаходиться у розділі "Кадрові документи".

Нагадаємо, штатний розпис повинні мати не лише юридичні особи, а і фізичні особи-підприємці, які використовують найману працю. Штатний розпис затверджується керівником підприємства шляхом видання наказу з основної діяльності (приклад наказу нижче):

Крім того, ФОПам, оскільки для них укладення трудових договорів у письмовій формі є обов'язковим, потрібно внести в трудові договори відповідні зміни. Бланк "Додаткової угоди до трудового договору" також є у розділі "Кадрові документи":

6. Складіть Графік відпусток на 2020 рік

Графік відпусток – це обов'язковий локальний нормативний акт підприємства, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Графік відпусток необхідно розробляється щороку на наступний календарний рік. Нагадаємо, граничний термін для затвердження графіка відпусток на 2020 рік сплинув 5 січня 2020 року. Хто не встиг виконати цю роботу, будь ласка, не зволікайте, складіть документ і підпишіть його заднім числом!

Бланк для складання графіку відпусток також знаходиться у розділі "Кадрові документи". Як саме скласти графік можна почитати тут.

7. Розробіть локальні нормативні акти роботодавця

Для тих, хто досі не має затверджених Правил ВТР, Положення про оплату праці і т.д., нагадуємо, що чинним трудовим законодавством України передбачена наявність обов'язкових «трудових» документів, які необхідно мати будь-якому роботодавцю, в тому числі і підприємцю. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06.

Ознайомитися з переліком таких документів та скачати зразки можна тут: Локальні нормативні акти роботодавця. Скачати зразки.